La gestione presenze dei lavoratori durante le festività

Sta per arrivare uno dei periodi dell’anno che per alcune aziende significa riposo, per altre invece coincide stress, concitazione e rincorsa alle chiusure: si tratta delle festività natalizie e di fine anno, che in termini di gestione presenze dei lavoratori si traduce in piani ferie e come organizzare i turni di produzione e di lavoro.

Sì il periodo natalizio può in effetti avere diverse sfaccettature in termini di organizzazione del lavoro, sia che si tratti di un’azienda e che di attività commerciali. Un conto infatti è parlare di aziende di servizi che possono permettersi di prendere un periodo di riposo totale o parziale e chiudere gli uffici durante il Natale. Un conto invece sono le aziende e le fabbriche che hanno una linea produttiva da mandare avanti e che non possono interrompere.

Come non citare inoltre coloro che durante il Natale e il Capodanno toccano il picco d’intensità del lavoro: stiamo parlando delle attività commerciali come i negozi fisici (ma anche online, perché no) e i ristoranti, bar e i luoghi ricreativi, i quali vengono regolarmente presi d’assalto allo scattare del mese di dicembre fino all’Epifania.

Tutte queste realtà necessitano di una gestione impeccabile delle risorse umane che va a toccare diversi aspetti: dalla gestione turni alla rilevazione presenze fino all’organizzazione del piano ferie. Per non parlare del controllo del green pass.

Vediamo quindi quali sono i software piano ferie dipendenti e permessi che un’azienda o un’attività imprenditoriale devono assolutamente avere per la gestione presenze dei lavoratori e affrontare così al meglio l’ultimo mese dell’anno.

Ferie natalizie, come gestire le presenze nel settore del terziario

Dal 20 dicembre al 6 di gennaio, come dicevamo, a seconda della realtà lavorativa in cui si è attivi, è possibile che la mole di lavoro cali drasticamente oppure aumenti a dismisura.

Parliamo per esempio delle attività operanti del settore del terziario. A meno che non si tratti di servizi più o meno essenziali per i quali deve essere garantita assistenza continua (come un centro di assicurazioni per esempio) in genere l’ultima decade del mese di dicembre coincide con un sensibile calo lavorativo. Tutti sono concentrati sulle imminenti festività e si cerca di rispettare le ultime scadenze amministrative, come la fatturazione e l’invio degli ultimi ordini, che in genere coincidono proprio con la fine del mese, senza necessariamente incidere negativamente nella gestione delle presenze in azienda.

In genere infatti le chiusure aziendali di fine anno possono essere coordinate senza particolari stress o ritmi concitati di lavoro e senza richiedere una presenza al 100%  dell’organico. Se ben fatta, la gestione presenze dei lavoratori in azienda o da remoto, permetterà ai collaboratori di usufruire delle ferie accumulate durante l’anno, garantendo allo stesso tempo la copertura del personale in ufficio (o in alcuni casi la chiusura totale dello stesso).

Appare chiaro che in questo specifico caso all’azienda, per una gestione presenze in azienda ottimale durante le festività, serve un software che permetta ai lavoratori di chiedere le ferie e ottenere le approvazioni in maniera fluida, senza dover necessariamente compilare infiniti file excel e senza dover mandare mail di approvazione che potrebbero perdersi nella posta elettronica del responsabile d’ufficio o capo.

NetTime Cloud è la soluzione perfetta per le piccole e medie imprese per la gestione Rilevazione Presenze in modalità cloud, poiché permette di effettuare consultazioni o inserimenti di timbrature mancanti, verificare ferie o assenze pianificate, le richieste di permessi e i ROL a disposizione. Gestire le presenze in azienda con questo tipo di supporto renderà molto più flessibile le procedure di approvazione.

Natale e Capodanno: come organizzare i turni in fabbrica

Gestire le presenze in azienda e organizzare i turni durante il periodo delle feste è un’altra situazione molto comune per il tessuto aziendale italiano. A volte capita che tra Natale e Capodanno le fabbriche si fermino, altre volte invece la produzione deve andare avanti.

Sapere come fare i turni affinché tutti i dipendenti possano godere delle ferie di fine anno in egual misura senza inficiare allo stesso tempo l’attività della fabbrica, può essere paragonata quasi ad un’arte che solo gli addetti alle risorse umane più esperti sono in grado di mettere in pratica.

Natale, Santo Stefano e il primo di gennaio sono festività inviolabili alle quali tutti i lavoratori hanno diritto. Eppure l’organizzazione dei turni e la pianificazione del lavoro nei giorni che vi ruotano attorno è fondamentale affinchè tale diritto venga rispettato senza inficiare però la produzione della fabbrica.

Come fare? È necessario creare una rotazione del personale attraverso turni di lavoro che non lascino mai scoperti i reparti, bilanciando le richieste di ferie, permessi e le festività obbligate.

NetTime Turni è il software che viene in soccorso del team Risorse Umane per gestire le presenze e capire come fare i turni affinchè tutti i reparti siano sempre operativi, anche con una presenza minima del personale a seconda delle esigenze produttive dell’azienda. Grazie a questo software, dopo aver impostato i parametri di controllo più adatti (ferie, disponibilità, riposi, etc.), la generazione dei turni avverrà in maniera completamente automatica, con un notevole risparmio di tempo e costi per tutti gli attori coinvolti.

Qual ora si creassero incongruenze un alert automatico segnalerà l’errore che potrà poi essere aggiustato manualmente dall’addetto al reparto oppure dal team risorse umane, a seconda dei livelli ai quali hanno accesso.

Gestire le presenze di ristoranti e negozi sotto Natale

Una categoria di lavoratori che durante il mese di dicembre necessita di un’organizzazione dettagliata dei turni e delle presenze è quella che ruota al settore dello shopping natalizio e dei festeggiamenti enogastronomici. Sì stiamo parlando dei commessi, dei camerieri, dei cuochi, dei barman, insomma tutti coloro che in qualche modo contribuiscono a rendere il Natale e il Capodanno unici e speciali.

A seconda del settore in cui si opera e del contratto di lavoro in essere le persone che lavorano nella ristorazione, nel commercio al dettaglio e nella grande distribuzione avranno un trattamento differente. Quando programmare i turni di lavoro e come comunicarli ai dipendenti diventa così un compito arduo..

Registrazione degli straordinari, giornate di lavoro coincidenti con festività, turni extra richiedono una cura particolare e un notevole sforzo da parte di coloro che dovranno gestire le presenze dei collaboratori i quali dovranno far fronte a ritmi particolarmente stressanti. Affinchè tutto avvenga nel pieno rispetto dei diritti dei lavoratori (rispetto dei turni di riposo, calcolo delle ore in più lavorate ecc..) è bene dotarsi di uno strumento che non lasci nulla al caso, ma che soprattutto non si lasci sfuggire nulla.

NetTime Sheet è il modulo di raccolta dati di produzione per quantificare correttamente le ore di lavoro. I conteggi orari derivano dal calcolo del cartellino ottenuto dalla rilevazione delle timbrature presenze che permette anche la lettura del Green Pass, condizione sine qua non per poter accedere dal 15 di ottobre al luogo di lavoro.

Uno strumento di questo tipo diventa un alleato preziosissimo per i datori di lavoro che devono dirigere il personale e garantirne la rotazione rispettando i turni di riposo, le ore massime di lavoro giornaliere e calcolando correttamente gli straordinari.

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I software di Softer Group propongono queste e molte altre soluzioni per la gestione presenze dei lavoratori non solo durante le feste natalizie ma per tutto l’anno.