Quando programmare turni di lavoro e comunicarli ai dipendenti

Sappiamo bene che programmare i turni di lavoro è un compito che assorbe molte energie all’azienda e alle persone appartenenti all’ufficio umane preposte a questo compito.

Se un’azienda ha dimensioni consistenti e coinvolge diverse squadre di lavoratori che si alternano durante la giornata lavorativa, si evince che l’organizzazione alla base della programmazione turni di lavoro è complessa. Appare chiaro che essere supportati da programmi e app per programmare i turni di lavoro è fondamentale per semplificare e ottimizzare il processo ma soprattutto garantire la continuità lavorativa e produttiva.

Approfondiamo quindi alcune delle questioni più comuni legate alla programmazione dei turni di lavoro. Cercheremo di essere esaustivi, chiari e concisi affinché le informazioni possano essere di aiuto.

Perché e come programmare i turni di lavoro

Prima di tutto capiamo perché è necessario programmare i turni di lavoro. Ci sono due aspetti importanti che devono essere presi in considerazione.

Il primo riguarda il diritto dei lavoratori. Una corretta programmazione dei turni nel rispetto delle regole stipulate dalla legge italiana permette all’azienda di operare in totale trasparenza, evitando di creare situazioni di contrasto con i lavoratori i quali potrebbero rivalersi sul datore di lavoro qual ora non venisse rispettata la normativa. La corretta alternanza tra ore lavorate, turni di riposo, ferie e permessi, vengono disciplinate dalla normativa in maniera molto precisa.

Abbiamo già affrontato questo argomento nell’articolo Come gestire i turni di lavoro che vi invitiamo a consultare per acquisire le nozioni principali in materia.

Un altro tema strettamente legato alla programmazione dei turni di lavoro è quello dell’organizzazione interna dell’attività produttiva dell’azienda.

Provate ad immaginare ad una fabbrica, la cui produzione è costantemente attiva, giorno e notte, 24 ore su 24. Sarebbe impensabile non avere un plan periodico che indichi esattamente quando le squadre di lavoratori devono prestare servizio in azienda. Regnerebbe il caos e ovviamente ne risentirebbe l’attività produttiva.

Ecco perche è necessario programmare i turni di lavoro con un certo anticipo: le teorie managerali dei cicli produttivi di un’azienda sono molto chiare in merito. Per produrre dei beni infatti occorre:

• allestire un impianto;
• organizzare la manodopera;
• predisporre le procedure di programmazione dei cicli di acquisto, produzione, controllo e stoccaggio delle materie prime, dei prodotti semilavorati e finiti;
• creare i servizi a supporto della fabbrica.

Tutto ciò comporta un complesso sistema di decisioni circa il modello produttivo da adottare: saper programmare i turni di lavoro in maniera ottimale significa supportare l’intero processo produttivo.

Come comunicare i turni: le app per programmare i turni di lavoro

Sebbene possa essere considerato uno strumento “antico” e sorpassato, la bacheca aziendale è un mezzo ancora molto efficace, un punto di riferimento non solo per i lavoratori vecchio stampo ma anche per i più giovani. Quindi rendere disponibili sistematicamente nella teca aziendale i turni di lavoro rimane sempre un efficace strumento di comunicazione.

È ovvio però che nel 2021 non può essere l’unico strumento. Grazie al supporto della tecnologia oggi sono molti i programmi turni di lavoro e le app per programmare i turni di lavoro. Grazie a questi software è possibile schedulare automaticamente i turni dei dipendenti tenendo conto delle ore lavorate nei giorni precedenti e della corretta alternanza dei turni di riposo. Inoltre è uno strumento affidabile per poter comunicare in tempo reale la calendarizzazione dei giorni e delle ore lavorativi, soprattutto se questi coinvolgono i giorni feriali.

Tutti i collaboratori di un’azienda infatti, installando l’app per programmare turni sul proprio telefono, potranno consultare in ogni momento la loro situazione e sapere con un considerevole anticipo i giorni in cui saranno impegnati e quelli in cui saranno liberi.

Quanto tempo prima bisogna comunicare i turni di lavoro

Lo abbiamo accennato poco sopra. È molto importare sapere quando programmare i turni di lavoro al fine di mantenere inalterato il ritmo produttivo e garantire il benessere dei lavoratori.

Ma quanto tempo prima è necessario inviare la comunicazione ai lavoratori?

Qual è l’arco temporale entro il quale divulgare il calendario dei turni di lavoro?

Esiste un riferimento temporale preciso previsto per legge?

In realtà no, non esiste. Tuttavia, pur mancando una norma specifica che imponga al datore di lavoro di comunicare in anticipo i turni di  servizio,  egli deve comunque garantire un minimo preavviso. E questo perché tutta la normativa in materia di rapporto di lavoro impone ai contraenti (datore e dipendente) di rispettare i principi di buona fede e correttezza nell’esecuzione del contratto.

Qualora si individuasse la mancata correttezza e buona fede, il lavoratore ha diritto a vedersi riconosciuto un risarcimento. Ma in che modo il datore di lavoro può venire a meno a questo principio nella programmazione dei turni di lavoro?

Cosa dice la giurisprudenza

La sentenza n. 12962 del 21 maggio 2008 della Corte Suprema ha spiegato infatti che la comunicazione dei turni di lavoro senza un congruo preavviso (24 ore prima dell’inizio della prestazione lavorativa) lede la dignità del lavoratore, tutelata dall’articolo 32 della Costituzione, condizionando negativamente la gestione del proprio tempo libero, al punto da configurare un danno risarcibile.

Infatti la comunicazione dei turni di lavoro in un tempo “ragionevole” si pone quale condizione necessaria alla tutela delle esigenze di programmabilità del tempo libero da parte del lavoratore. Esigenze che sono costituzionalmente tutelate, in virtù del rilievo sociale che assume lo svolgimento di attività sportive, ricreative, culturali, sociali, politiche, scolastiche ecc., o anche di un secondo lavoro (nel caso in cui non sia prevista una clausola di esclusiva) da parte del lavoratore.

Tuttavia il lavoratore, in caso di mancato rispetto di questo principio da parte dell’azienda, potrà fare richiesta di risarcimento solo se potrà dimostrare di aver subito un danno dall’organizzazione intempestiva degli orari di lavoro.

Grazie a questo esempio appare chiaro quanto sia importante capire per il datore di lavoro quando programmare i turni di lavoro e darne comunicazione ai propri lavoratori.

Avete ancora dubbi? Noi non ne abbiamo mai avuti, perché abbiamo a cuore i nostri clienti e i vantaggi che possono ottenere con le nostre soluzioni. Affidarsi a software per programmare i turni di lavoro aiuterà senza alcun dubbio la vostra azienda e il vostro ufficio risorse umane a semplificare a il processo organizzativo a monte, capendo quando programmare i turni di lavoro, e soddisferà i vostri lavoratori poiché saranno sempre a conoscenza, tempestivamente e attraverso strumenti facili da usare, i loro turni.

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