Software piano ferie dipendenti e permessi: le nostre soluzioni per le aziende

Molte aziende hanno l’abitudine di richiedere il piano ferie dipendenti e permessi molto in anticipo rispetto alla loro effettiva fruizione. Questo perché si tratta di un lavoro che richiede una lavorazione di non poco conto per l’ufficio risorse umane, ma anche per i capo reparto o i manager che gestiscono team composti da molteplici gruppi di persone.

È ovvio che, pensare di riuscire a gestire tutta questa procedura basandosi semplicemente su un piano ferie dipendenti in excel è un’impresa che, soprattutto per le grandi aziende, non può sempre essere la soluzione ideale: l’errore è dietro l’angolo e questo potrebbe voler dire anche compromettere l’intero piano ferie aziendale, creando disguidi poco simpatici con i dipendenti e mettendo in crisi il lavoro in azienda. Come fare quindi?

Esistono sicuramente software e app che possono supportare le Hr a gestire non solo pianificazione delle ferie e dei permessi, ma anche tutta la procedura di richiesta da parte del dipendente e di approvazione da parte dei responsabili, assicurando così un sistema che sia il più automatico possibile.

 

Piano ferie dipendenti, come gestirlo secondo la legge

Prima di vedere quali sono i vantaggi di utilizzare un software per la programmazione del piano ferie dipendenti e permessi in un’organizzazione aziendale,  siamo sicuri possa essere utile fare un breve riassunto di quelle che sono le principali norme che regolano questa materia.

Come specificato in maniera molto chiara la Legge 66/2003, il periodo minimo di ferie annuale, maturate mensilmente, è di quattro settimane; due di queste devono essere godute entro il 31 dicembre dell’anno di maturazione, mentre le restanti devono essere godute entro i 18 mesi successivi.

Nel processo organizzativo del piano ferie, è buona abitudine che due di queste settimane siano decise autonomamente dal lavoratore, senza imposizioni da parte del datore di lavoro il quale tendenzialmente collocherebbe le chiusure dell’azienda nei periodi di maggiore scarico lavorativo, verosimilmente durante il mese di agosto e a cavallo delle festività natalizie. Anche se sappiamo bene però che questa non è una situazione che accomuna tutte le attività del nostro paese: molto dipende dal settore in cui si opera.

Nel caso inoltre di aggiunte a livello di contratto collettivo, è possibile avere diritto a più giorni di ferie.

Per quanto riguarda i permessi è molto importante ai fini della gestione del piano ferie dipendenti, distinguere tra i ROL e i permessi eccezionali di altro tipo. 

I ROL (riduzione orario di lavoro) sono riconosciuti dai vari CCNL, maturano anch’essi di mese in mese e devono essere goduti entro l’anno. In caso di mancata fruizione i permessi ROL vengono retribuiti in busta paga. I ROL possono essere usufruiti per assentarsi dal posto di lavoro per uno o più giorni oppure qualche ora. Questa tipologia di permesso in genere viene richiesto dai dipendenti per visite mediche o altri impegni che occupano poche ore.

I permessi eccezionali di altro tipo invece, come i permessi per lutto, il congedo matrimoniale, i permessi relativi alla legge 104, i permessi per grave infermità di un parente e via dicendo sono sottoposti a regole diverse, e quindi a differenti obblighi specifici di documentazione da parte del lavoratore.

 

Modello piano ferie dipendenti: perché usare un app o un software dedicati

Date queste definizioni e dettagli, è chiaro che non sempre è possibile organizzare il piano ferie dipendenti di un’azienda con troppo anticipo. Un conto infatti è programmare una vacanza, cosa che comporterà l’assenza dall’ufficio per un periodo più o meno prolungato (dai 7 ai 15 giorni in genere). Un conto invece è definire con mesi di anticipo quando sarà necessario chiedere un permesso che andranno a scalare i ROL per recarsi dal dentista o per gestire una pratica burocratica personale.

È naturale quindi che un’azienda voglia affidarsi ad un software che possa supportare l’ufficio Risorse Umane nella gestione del piano ferie e permessi in maniera quasi automatica, senza intoppi o errori, semplificando procedure e richieste, soprattutto per quelle estemporanee. Perché diciamoci la verità, affidarsi ad un foglio excel, sebbene ben organizzato, è un’attività decisamente time consuming.

Per fortuna oggi è possibile fare affidamento su software e app per la gestione del piano ferie dipendenti e permessi, per aiutare i singoli responsabili a trovare sempre e in modo agevole le soluzioni più adatte per i dipendenti come per l’azienda.

 

Perché conviene abbandonare il piano ferie excel per un software o app?

Adottare un software o un app per la gestione piano ferie dipendenti  permette prima di tutto di ottimizzare il tempo di lavoro e buttarsi alle spalle ore e ore di inserimento manuale dei dati in un complicato excel.

Contare invece su un software o un app che inseriscono in maniera fluida e automatica i dati in un modello pre settato, con alert e avvisi predisposti con regole automatiche, oltre che una grafica uniforme e chiara, e dei passaggi di richiesta – approvazione omogenei, siamo certi che aiuterà al 100% le persone preposte a questo compito.

Grazie a una soluzione per la gestione del piano ferie dipendenti, il reparto HR può fare affidamento sull’automatizzazione del flusso dei dati relativi a presenze e assenze. A partire dai dati raccolti in modo automatico e in tempo reale, questi software e app HR riescono a calcolare in modo autonomo il monte ferie, a partire da variabili come le ore lavorate dai singoli dipendenti, le chiusure dell’azienda, i mutamenti delle regole vigenti e i turni di lavoro.

I software e le app per la gestione delle ferie e i permessi permettono di tenere traccia anche delle richieste pregresse di ogni collaboratore, così da sapere chi ha domandato cosa e quando. Inoltre possono essere settati diversi livelli di accesso e approvazione delle richieste a seconda del livello e del ruolo aziendale ricoperto dal responsabile.

Grazie a un efficiente software o app per la gestione del piano ferie dipendenti, e non solo, è possibile quindi organizzare le assenze per vacanze e permessi in modo veloce ed efficiente, senza mai perdere la visione d’insieme del personale di un’azienda.

Softer, da anni operativo nel campo delle soluzioni digitali per la gestione del personale in tutte le sue forme (turni di lavoro, accessi ai luoghi di lavoro, timbra –cartellino, elaborazione buste paga ecc…) ha sviluppato software e app per piano ferie dipendenti e permessi che hanno raccolto l’apprezzamento di numerosi clienti.