Badge aziendale: un supporto per risorse umane e dipendenti

Il badge aziendale è uno strumento di grande utilità sia per i dipendenti che per l’azienda stessa, poiché permette di tracciare l’ingresso e l’uscita dal luogo di lavoro e di entrare negli spazi sottoposti ad accesso limitato. Inoltre, poiché collegato ai software di gestione del personale, presenta una serie di vantaggi che facilitano il lavoro delle risorse umane.

A cosa serve il badge aziendale

Sappiamo bene tutti che il badge aziendale è un tesserino identificativo che viene dato in dotazione ad ogni dipendente di un’azienda.

Su di esso vengono riportate le informazioni principali che permettono di identificare il lavoratore: nome e cognome, l’azienda per cui lavora (utile nel caso in cui il luogo di lavoro è all’interno di un edificio in cui sono presenti più aziende) e in genere anche un codice numerico che potrebbe corrispondere al numero di matricola. Non esiste però uno standard preciso, diciamo che ogni azienda sceglie quali informazioni riportare sul badge aziendale a seconda della situazione e delle disposizioni interne.

È presente inoltre una banda magnetica che permette, una volta strisciato all’intero dell’hardware timbra cartellini, di registrare i dati di ingresso e uscita e trasferirli al software di gestione del personale aziendale.

I badge aziendali di nuova generazione si basano sulla tecnologia RFId (Radio Frequency Identification ossia Identificazione in Radio Frequenza) che ne garantiscono la funzionalità contactless. Basterà quindi semplicemente accostare il badge aziendale alla macchina timbra cartellini per inviare le informazioni al sistema centrale.

Come abbiamo già accennato il badge aziendale serve sostanzialmente per:

• Registrare la presenza effettiva del collaboratore sul luogo di lavoro, nonché l’orario di ingresso e uscita.
• Controllare gli ingressi del dipendente ad aree riservate dell’azienda, luoghi ad accesso limitato e riservato solo ad un gruppo ben definito di persone che, per motivi di sicurezza e protezione dei beni aziendali, necessitano di un filtro.

La comodità di questo sistema risiede proprio nella registrazione automatica di tutte le informazioni raccolte che verranno poi centralizzate nel software principale e utilizzate per diversi scopi dall’ufficio risorse umane.

Badge aziendale e normative

Il badge aziendale a un primo colpo d’occhio potrebbe sembrare un oggetto di poco conto. In realtà, data la tipologia di dati che esso tratta e trasmette quotidianamente, esso deve essere custodito con cura dal dipendente poiché oggetto di tutela specifica anche da un punto di vista normativo.

Perché? La risposta è molto semplice.

Ciò che il badge aziendale tratta quotidianamente sono dati legati ad una persona fisica, che ne identificano gli spostamenti. Insomma si tratta a tutti gli effetti di dati personali. Ecco quindi che una parte del regolamento europeo GDPR si focalizza proprio sulla gestione del tesserino aziendale.

In particolare l’art. 88 parla esplicitamente del trattamento dei dati relativo al rapporto di lavoro.

Per questo motivo i dipendenti devono essere a conoscenza di tale trattamento e avere garanzia che i dati inviati dal badge aziendale ai software di gestione del personale vengano conservati e tutelati dall’azienda, che ne è responsabile.

Il badge aziendale è obbligatorio?

Un’altra normativa legata al badge aziendale riguarda l’obbligatorietà.

Il datore di lavoro può imporlo? I lavoratori sono obbligati ad averlo e a utilizzarlo? La risposta è sì.

Anche se registrare ogni giorno i movimenti in azienda dei dipendenti vuol dire, per certi punti di vista, sottoporli a sorveglianza, in realtà questo monitoraggio deve essere visto anche come una tutela del lavoratore stesso, non solo dal punto di vista della sicurezza in azienda ma anche della corretta rendicontazione delle ore lavorate, degli straordinari, delle ferie e dei permessi usufruiti.

In particolare con la sentenza C-55/18 del 14 maggio 2019, la Corte Europea ha deciso di regolamentare a livello europeo l’obbligo del badge aziendale, così da permettere ai datori di lavoro di avere una misurazione certa e affidabile delle ore lavorative di ciascun dipendente.

Il badge aziendale è infatti un sistema di rilevamento “oggettivo, affidabile e accessibile” basato sull’utilizzo di schede elettroniche personali, ovviamente legate alle generalità del singolo dipendente. Per questo motivo la tessera identificativa tra l’altro non può essere ceduta a terzi, ma deve essere utilizzata esclusivamente dal proprietario.

Addirittura secondo l’articolo 494 del Codice Penale, scambiare il proprio badge con altre persone può essere la base per un reato di sostituzione d’identità. A tutti sarà capitato di sentire anche al telegiornale di episodi di scambio del tesserino aziendale in cui un dipendente timbra al posto del collega non presente in quel momento al lavoro, per “coprirlo”. Il famoso fenomeno dell’assenteismo dal posto di lavoro. Questa di fatto è una casistica che può portare ad avviare indagini interne all’azienda che possono portare anche al licenziamento.

Smarrimento badge aziendale: come fare?

La quotidianità è subissata di continue incombenze, di cose da fare, di orari e scadenze da rispettare. Tutto vissuto alla velocità della luce. Se tra tutto ciò c’è anche un badge aziendale di cui ci si deve ricordare è del tutto normale pensare che ai dipendenti possa capitare di smarrirlo.

Lo smarrimento del badge aziendale è quindi normale amministrazione e l’ufficio risorse umane è abituato a gestire le pratiche che ne derivano per ripristinarlo.

Cosa fare quindi nel concreto quando un dipendete smarrisce il badge aziendale?

Sono diverse le procedure che l’ufficio risorse umane può predisporre. Alcune realtà aziendali, prima di rimettere il nuovo tesserino, richiedono ai dipendenti un’autodichiarazione o denuncia informale dello smarrimento del badge aziendale.

Altre, in caso di recidività, hanno deciso di imporre una sorte di multa o comunque pagamento simbolico, dato che la generazione di un nuovo badge implica ulteriore lavoro da parte dell’ufficio risorse umane.

Nella maggior parte dei casi si coinvolge il responsabile IT dell’azienda che provvede a disattivare il vecchio badge aziendale smarrito in modo da proteggere i varchi dell’azienda da estranei. Seguirà poi l’attivazione di un nuovo badge e la sua associazione al dipendente.

Evoluzione del badge aziendale: app e smartphone

Oggi il badge aziendale in alcune realtà è stato riposto nel cassetto. La diffusione dello smartworking in questo anno e mezzo ha reso necessario per le aziende individuare metodi alternativi per tracciare la presenza dei dipendenti, soprattutto nel settore del terziario.

Softer ha intercettato fin da subito questa esigenza ed è intervenuta sui propri software per la rilevazione presenze con una serie di upgrade che hanno permesso alle aziende di poter registrare la presenza sul posto di lavoro dei propri collaboratori a distanza.

È vero che i sistemi di rilevazione presenza a distanza hanno sempre fatto parte di quelle realtà aziendali la cui forza lavoro non è legata fisicamente ad un unico luogo, come per esempio i fattorini, gli operatori sanitari che offrono assistenza a domicilio in più locazioni oppure i manutentori.

La svolta è stato lo sviluppo di app associate ai software, fruibili da smartphone, terminali e altri devices specifici che permettono ai dipendenti di poter segnalare la loro operatività facilmente e in pochi passaggi e, allo stesso tempo, ai loro responsabili e alle risorse umane di verificare la presenze.

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