La timbratura geolocalizzata, i vantaggi per aziende e dipendenti

Un tema che suscita spesso numerose perplessità nella rilevazione presenze del personale, soprattutto in tema di gestione della privacy è la timbratura geolocalizzata. Questo tipo di timbratura “virtuale” adottata da quelle imprese che hanno di fatto dipendenti operativi sul territorio, presso clienti, e quindi non direttamente nella sede principale dell’azienda, o in una delle sue filiali, è sicuramente la soluzione ideale per verificare la presenza sul posto di lavoro.

A chi serve la timbratura con geolocalizzazione?

Sappiamo bene che verificare la presenza dei dipendenti è una procedura importante per una azienda. È fondamentale infatti che i collaboratori dimostrino in maniera oggettiva e inequivocabile la propria presenza sul posto di lavoro. Questo infatti permetterà al datore di lavoro, e nella fattispecie, al team delle risorse umane preposto a questo compito, di calcolare in maniera corretta le ore lavorate, i turni di risposo, gli straordinari, emettendo poi a fine mese il cedolino paga senza errori.

Ma perché adottare proprio una timbratura geolocalizzata? A quale scopo?

Siamo tutti d’accordo nell’affermare questo procedimento applicato a degli operai che lavorano in una fabbrica, a degli infermieri in un ospedale, ai camerieri di una catena di ristoranti o ai commessi nei negozi non avrebbe molto senso. La timbratura geolocalizzata sarebbe inutile, poiché quelli citati poco fa sono tutti esempi che riguardano lavoratori che ogni giorno si recano sempre nello stesso luogo di lavoro, collocato fisicamente nello stesso posto.

Ma esiste invece una categoria di dipendenti che ogni giorno per lavoro si devono recare in luoghi sempre differenti. Basti pensare allo staff di un’impresa di pulizie, ai dipendenti di un’agenzia di assistenza domiciliare o per anziani, così come gli addetti alla videosorveglianza che ogni giorno cambiano location.

Per queste categorie di lavoratori appena elencate, così come molte altre ad esse similari, sarebbe difficile gestire la timbratura del cartellino solo presso la sede principale dell’azienda. Serve invece un sistema che permetta di monitorare gli spostamenti durante l’orario di lavoro affinché ogni tappa venga tracciata e rilevata, testimoniando l’effettiva presenza del dipendente sul luogo di lavoro. Ecco che la timbratura con geolocalizzazione diventa la soluzione perfetta.

Come funziona la timbratura geolocalizzata

La timbratura geolocalizzata abbiamo visto essere la soluzione migliore per controllare gli orari di lavoro o la permanenza di un dipendenti e in un determinato luogo. Ma come funziona in pratica? È molto facile oggi grazie ai devices a disposizione, non solo personali ma anche forniti dall’azienda, installare un software o un app che permetta di raccogliere informazioni sulla posizione esatta di un dipendente sul territorio, l’orario di inizio e quello di fine turno.

Il software, sotto forma di app, viene installato sul telefono o tablet utilizzato e contestualmente vengono impostati i parametri per la gestione della timbratura geolocalizzata insieme ad una serie di vincoli necessari per la corretta verifica della presenza. Per esempio è possibile settare l’app affinchè il dipendente possa timbrare solo all’interno di un determinato range kilometrico che testimoni la vicinanza del lavoratore al luogo in cui si deve recare.

È possibile anche impostare in maniera totalmente personalizzata la timbratura con geolocalizzazione: per esempio nel caso di un dipendente di un’azienda, come un manutentore, che ogni mattina dovrà necessariamente passare dalla sede aziendale per recuperare il materiale necessario per lavorare oppure per conoscere il programma di lavoro della giornata.

A quel punto la persona potrà timbrare il cartellino o il badge sulla macchina timbra cartellini, l’hardware, e poi potrà procedere con una serie di timbrature geolocalizzate da app man mano che passerà da un punto di lavoro all’altro come da programma, segnalando il suo effettivo passaggio.

Timbratura geolocalizzata e privacy

Una domanda che ci sentiamo spesso rivolgere dai nostri clienti è questa: come gestire la timbratura geolocalizzata e la privacy dei dipendenti? Si rischia di violare le disposizioni legislative sulla tutela della privacy? Il dubbio è più che lecito. In tutta sicurezza ci sentiamo di dire che la risposta è no, adottare un sistema di timbratura geolocalizzata non comporta il rischio di violare la privacy dei propri collaboratori.

Una volta l’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori impediva in realtà al datore di lavoro di controllare a distanza le attività dei propri dipendenti attraverso l’utilizzo di software che tracciassero e registrassero i movimenti di questi con obiettivo di tutelare la loro vita privata.

Ma grazie alla riforma introdotta dal Job Acts oggi il tema della timbratura geolocalizzata e privacy non è più un tabù, soprattutto non crea più criticità, a patto che il tracciamento avvenga solo per motivi di lavoro.

Quindi, gli strumenti di timbratura geolocalizzata con GPS possono essere usati senza problemi, se servono specificamente all’organizzazione del lavoro e sono attivi unicamente nelle ore lavorative.

Entriamo più nello specifico. Il Garante per la protezione dei Dati Personali ha dichiarato che la timbratura geolocalizzata è consentita a norma di legge a patto che:

• sia cancellato il dato relativo alla posizione del lavoratore, avendo verificato preventivamente l´associazione tra le coordinate geografiche della sede di lavoro e la posizione del lavoratore, conservando, eventualmente, il solo dato relativo alla predetta sede di lavoro, alla data e all’orario cui si riferisce la timbratura;
• sia configurato il sistema in modo tale che sul dispositivo sia posizionata un´icona che indichi che la funzionalità di localizzazione è attiva;
• siano adottate specifiche misure idonee a garantire che l´applicativo installato sul dispositivo del dipendente non possa effettuare trattamenti di dati ulteriori (es. dati relativi al traffico telefonico, agli sms, alla posta elettronica o altro).

Timbratura geolocalizzata e le soluzioni Softer

Appare chiaro che adottare una soluzione di timbratura geolocalizzata per aziende con collaboratori in costante movimento è l’ideale per venire in contro alle esigenze di tutti. Proprio per questo Softer ha sviluppato un software che sia alla portata di tutti: semplice da utilizzare sia per le Hr che per i collaboratori, intuitivo e di facile installazione.

Il software di timbratura geolocalizzata di Softer rappresenta perfettamente ciò che le aziende stanno cercando.