la rilevazzione delle presenze e la stesura delle buste paga

Le soluzioni Softer per la rilevazione delle presenze e la stesura delle buste paga.

Ogni mese l’ufficio Risorse Umane si trova ad affrontare una procedura che spesso crea non poche difficoltà: la stesura delle buste paga sulla base della rilevazione delle presenze del periodo appena trascorso. Effettivamente se non si è dotati di soluzioni informatiche che possono agevolare questo procedimento, il compito può risultare abbastanza macchinoso e complesso se svolto manualmente.

Questo articolo può quindi chiarire le idee. Partiamo prima di tutto nel comprendere bene gli elementi principali della busta paga, per poi scoprire insieme le soluzioni che possono davvero aiutare aziende e studi professionali, come i consulenti del lavoro, a svolgere queste operazioni con precisione e metodo.

Cos’è la busta paga

La busta paga è un documento ufficiale previsto per legge che permette ad entrambe le parti coinvolte nel rapporto di lavoro, cioè il datore di lavoro e il dipendente, di avere informazioni dettagliate sulla composizione della retribuzione netta corrisposta alla persona. Inoltre la busta paga fornisce dati chiari e inconfutabili sulla rilevazione delle presenze del collaboratore nel periodo appena trascorso che si concretizza nella maturazione delle ferie e delle ore di permesso utilizzabili.

Gli elementi identificativi della busta paga

Gli elementi che compongono la busta paga sono molteplici e spesso di difficile interpretazione da parte del dipendente se non è in possesso di tutte le informazioni per leggerla correttamente. È bene sapere che ci sono alcune indicazioni che il datore di lavoro è obbligato a inserire, mentre non ci sono istruzioni particolari per l’aspetto grafico che il documento deve possedere. Questo è a discrezione dell’azienda e dalle impostazioni predefinite del software utilizzato per la stesura delle buste paga.

Come dicevamo poco fa è necessario inserire cinque tipologie di informazioni nella busta paga:

  • tutti gli elementi che compongono la retribuzione;
  • i dati identificativi del datore di lavoro;
  • i dati identificativi del lavoratore;
  • le trattenute sull’importo lordo che andranno a comporre la cifra netta finale.
  • le presenze in azienda: ferie e Rol.

Registrare la rilevazione delle presenze in busta paga

Una parte della stesura delle buste paga è dedicata anche alla registrazione della rilevazione delle presenze in azienda che si concretizza di fatto nella:

  • indicazione delle ore effettivamente lavorate
  • indicazione dell’orario ordinario
  • indicazione dell’orario straordinario, cioè quante ore in più il dipendente ha svolto la sua prestazione lavorativa
  • indicazione dei giorni di ferie maturati
  • indicazione delle ore di permesso maturate
  • indicazione di eventuali assenze
  • indicazione dei giorni di riposo

Per poter dare un quadro chiaro e che corrisponda effettivamente a quanto svolto dal dipendente nel periodo di riferimento, è necessario affidarsi a strumenti che possono facilitare il compito delle risorse umane e fornire un prospetto privo di errori.

Come fare?

In passato il controllo presenze era affidato esclusivamente a timbracartellini meccanici che stampavano letteralmente su un cartoncino l’orario di ingresso e l’orario di uscita del lavoratore. A fine mese avveniva la conta manuale del totale ore lavorate e del controllo presenze. Operazione che effettivamente poteva comportare degli errori, difficili poi da recuperare e verificare.

Con l’avvento dei badge e dei rilevatori presenze elettronici il procedimento si è di molto semplificato, permettendo di fare un check più puntuale tra la presenza reale e la presenza fittizia del lavoratore, individuando pertanto anomalie tra la presenza effettiva dei collaboratori e quella presunta.  Ma anche in questo caso la rendicontazione finale (e accade ancora oggi nelle piccole medie realtà aziendali poco strutturate) avviene riportando su un foglio excel i dati corrispondenti. Passaggio che anche in questo caso può portare a commettere delle imprecisioni, alterando così i numeri visibili al lavoratore.

Rilevazione delle presenze e busta paga: come far combaciare i dati

Grazie alla panoramica appena illustrata siamo giunti quindi ad una conclusione che permetterà di semplificare le procedure che spettano alle risorse umane e di ridurre il margine di errore nel match tra rilevazione delle presenze e stesura delle buste paghe. La soluzione è la seguente. È oggi indispensabile dotarsi di software che possano collegare il timbratore presenze con il programma di elaborazione delle buste paga. Solo mettendo in relazione i due sistemi sarà possibile ottenere un’elaborazione dei dati precisa e  priva di difetti.

I software che aiutano le risorse umane

Softer Group aiuta le imprese, ma anche gli studi professionali e consulenti del lavoro incaricati, in questo delicato procedimento grazie allo sviluppo di software che semplificano le procedure ed elaborazioni dei dati. Uno tra questi è Softer Pay, un programma amatissimo per la sua semplicità d’uso e per la sua versatilità.

Softer Pay è prima di tutto user-friendly, il che significa che tutti possono imparare ad utilizzarlo dopo una rapida formazione sulle principali funzionalità. Vuol dire pertanto che le aziende “vecchio stampo”, il cui personale non ha un livello di digitalizzazione molto sviluppato potrà utilizzarlo senza difficoltà. Inoltre può interfacciarsi perfettamente con gli altri tool in uso che regolano la rilevazione delle presenze in azienda.

Oltre alla raccolta delle informazioni necessarie per la stesura delle buste paga, il vantaggio che sia ha nel dotarsi di soluzioni software Softer è proprio la flessibilità dei processi. Cosa significa?

Che è possibile, durante la lavorazione, accedere agli archivi dei dipendenti, dell’azienda, delle tabelle e delle voci senza interrompere la lavorazione del cedolino per esempio. Una funzionalità comodissima per verificare i dati e analizzare la situazione pregressa del dipendente in questione.

Inoltre è possibile compilare modelli 730 per le aziende, gli studi professionali e i Centri di Assistenza Fiscale, oltre che gestire, stampare e inviare telematicamente la dichiarazione dei redditi 770.

Ora non rimane altro che provarlo! Scopri di più QUI.

SOFTER GROUP SRL

Softer Group S.r.l. - Via Monti Lepini 1, 20137 Milano (MI)
Tel +39 0255189965 - E-mail: infomi@softer-group.net
P.I.04439930969 - REA: MI-1748070
Capitale interamente versato 10.000 €