App presenze: perché le aziende non possono farne a meno

Vi ricordate la famosa scena di Fantozzi in cui cerca di timbrare il cartellino entro l’inizio dell’orario di lavoro? A pensarci viene ancora da ridere, soprattutto se pensiamo come oggi le app presenze abbiamo completamente rivoluzionato il modo di gestire la rilevazione presenze del personale in azienda.

Ancora non ne avete adottato un app rilevazione presenze in aziende? Capiamo insieme perché è uno strumento utile per i dipendenti ma anche per le risorse umane.

App gestione presenze e la digitalizzazione aziendale

Oggi esistono app per qualunque tipo di operazione: dalle operazioni bancarie alla spesa online, dai registri elettronici scolastici all’ordine della cena. Insomma non esiste attività ormai che possa essere svolta senza il supporto di un’app fruibile da smartphone e tablet.

Pensare che esistano delle app per la timbratura del badge aziendale quindi non è poi così sbagliato. Anzi! Oggi ci sono molte soluzioni che permettono alle aziende di digitalizzare questa procedura. Ed è proprio questo il punto. La digitalizzazione.

Il percorso di digitalizzazione delle aziende sta correndo più veloce che mai e non è raro trovare piccole realtà aziendali e imprenditoriali, che caratterizzano il tessuto economico italiano, che adottano soluzioni all’avanguardia per la gestione delle procedure quotidiane. Tra queste c’è anche la timbratura del badge tramite l’app presenze, divenuta un alleato per gli Hr Specialist e i dipendenti proprio per la facilità di utilizzo e la comodità nel registrare i dati di inizio e fine lavoro.

App per timbrature: come utilizzarla

L’app presenze può rivelarsi uno strumento davvero strategico per le aziende, a maggior ragione in un’epoca in cui lo smartworking è all’ordine del giorno. Utilizzare un’app rilevazione presenze è davvero facile e se essa viene sviluppata favorendo la user experience, semplificando il più possibile i passaggi, diventerà un tool indispensabile. Per non parlare dei lavoratori fuori sede e di coloro che operano fuori sede come tecnici manutentori o consulenti.

Prima di tutto bisogna scegliere il prodotto più vicino alle proprie esigenze. Una volta individuata la soluzione migliore alla propria realtà aziendale si procede con l’installazione. L’app presenze viene quindi  collegata ai devices dati in dotazione al dipendente, smartphone o tablet. Un utile accorgimento è quello di accertarsi che l’app sia compatibile con i sistemi operativi e i modelli degli apparecchi affinchè non ci siano problemi di conciliabilità.

L’app presenze sarà quindi identificabile da un’icona ben precisa che permetterà di essere facilmente individuata sullo schermo.

A questo punto il lavoratore, una volta aperta l’applicazione, potrà fare “tap” sul bottone dedicato e segnalare l’inizio della sua giornata, operazione che dovrà essere svolta al termine del suo lavoro.

Tutto qui? Ebbene sì! L’app presenze nasce proprio dalla necessità di facilitare il più possibile i lavoratori nel passaggio della timbratura del cartellino che ora diventa completamente digitalizzata.

Per supportare ancora di più i lavoratori nel cambiamento è bene prevedere un piccolo tutorial che spieghi le principali funzionalità dell’app presenze di modo che tutti possano comprendere come utilizzarla sfruttando tutte le caratteristiche.

Le app rileva presenze e i vantaggi per le risorse umane e l’azienda

Non possiamo tralasciare coloro che stanno “dall’altra parte” del processo, coloro che elaborano i dati raccolti dall’app presenze: stiamo parlando dell’ufficio risorse umane, o, meglio ancora, gli addetti alla verifica delle timbrature che serviranno poi per fare il conto delle presenze e della assenze e preparare le buste paga a fine mese.

Ebbene l’app presenze, in quanto strumento digitale, una volta registrata la timbratura virtuale del dipendente, invia una serie di informazioni all’azienda che saranno consultabili da uno speciale pannello dati del software installato sui computer.

Da questo cruscotto l’addetto, accedendo con il suo account, potrà ottenere informazioni circa:

• L’orario di timbratura di inizio e fine lavoro dei dipendenti: questo dato viene ricavato dai server su cui è archiviata l’applicazione, così che risulti impossibile da “manomettere”.
• il luogo del dispositivo da cui viene eseguita la timbratura. La raccolta di quest’ultimo dato, ottenuto dalla timbratura geolocalizzata, in molte App è facoltativa: l’azienda può attivarla o disattivarla in base alle sue esigenze.

A questo il calcolo dei giorni di presenza e assenza, ferie e permessi, sarà facile e immediato, velocizzando così il processo di resoconto che dovrà essere poi inviato al consulente del lavoro o all’agenzia che realizza le buste paga, e riducendo sensibilmente il margine d’errore.

L’app timbratura è un risparmio per l’azienda

Un altro innegabile vantaggio nell’adozione di un’app presenza in azienda è il risparmio su alcuni costi fissi. Non sarà più necessario infatti pagare la macchina timbra cartellino o timbra badge, che richiede anche una certa manutenzione oltre che l’intervento di un tecnico in caso di malfunzionamento.

Con l’app presenze le spese vengono ammortizzate in un canone di noleggio del software, che saranno ancora più basse se installato sui server aziendali, che speso comprende anche l’assistenza tecnica.

Per non parlare del risparmio in carta se l’azienda utilizza ancora il cartellino cartaceo tanto caro a Fantozzi, come citavamo all’inizio di questo articolo.

Infine si ha un notevole vantaggio nell’archiviazione automatica dei dati: tutto viene registrato dal software e i dati, sempre disponibili per la consultazione e l’analisi in qualsiasi momento, non devono essere archiviati in faldoni che potrebbero rischiare di perdersi o danneggiarsi col tempo.

L’app presenze Softer

Grazie al suo team di sviluppatori e all’esperienza decennale Softer ha raccolto le esigenze espresse dai suoi clienti e sviluppato una soluzione per app per le timbrature che permette di gestire le presenze del personale in maniera facile, intuitiva e veloce, con tante funzioni utili per i lavoratori e gli addetti alle risorse umane.

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