Richiesta ferie e permessi dei dipendenti: come gestirla

In azienda spetta alle risorse umane, insieme ai capi reparto e ai responsabili di divisione, gestire la richiesta ferie e permessi dei dipendenti. Ferie e permessi spettano di diritto ai lavoratori e hanno facoltà di gestirli e distribuirli durante l’arco dell’anno in accordo con l’azienda, ad eccezione di due settimane l’anno in cui le ferie sono scelte dal datore di lavoro.

Un argomento apparentemente così leggero tuttavia richiede una certa organizzazione. Per non cadere nel caos più totale è bene infatti che l’azienda identifichi una policy precisa, cioè un insieme di regole che permettano di monitorare e gestire la richiesta ferie e permessi.

Soprattutto in realtà particolarmente strutturate, con un organico numeroso e il lavoro organizzato per turni, avere sotto controllo la richiesta di permessi e ferie permetterà alle risorse umane di mantenere il controllo e garantire la continuità lavorativa senza che ci si ritrovi con posizioni scoperte che potrebbero compromettere la produttività. Un ragionamento che vale anche per le aziende che operano nel settore dei servizi.

In questo articolo abbiamo raccolto qualche suggerimento che vi aiuterà a coordinare la richiesta ferie e permessi dei dipendenti con successo e senza errori.

Quanto tempo prima bisogna presentare la richiesta permesso ferie?

A livello legislativo non è previsto che i dipendenti debbano comunicare l’intenzione di prendere ferie entro un determinato periodo di tempo. Vige infatti il rispetto del principio di correttezza e di buona fede secondo il quale un lavoratore inoltra una richiesta permesso ferie con un minimo di preavviso, salvo urgenze, permettendo così all’azienda e al datore di lavoro di organizzarsi.

Una soluzione ottimale sarebbe quella di istituire una regola interna di richiesta ferie e permessi alla quale tutti dovrebbero attenersi.

Per esempio entro il 15 del mese o entro la fine del mese tutti i lavoratori devono comunicare al responsabile di divisione o reparto il proprio piano ferie per il mese successivo. Oppure all’inizio dell’anno può essere richiesto di pianificare ferie e permessi per tutto l’anno lasciando però un minimo di flessibilità per gestire le esigenze dell’ultimo momento.

Le possibilità sono infinite e tutto hanno un solo obiettivo: far sì che le risorse umane possano avere sotto controllo presenze e assenze dei lavoratori affinchè il flusso di lavoro possa procedere senza intoppi, fatta esclusione delle chiusure totali in occasione delle festività come agosto e il Natale.

Quanto tempo ha il datore di lavoro per rispondere a una richiesta permessi e ferie?

Ad una richiesta ferie e permessi il datore di lavoro deve sempre dare una risposta. Sebbene infatti il lavoratore possa scegliere in quale periodo dell’anno assentarsi per le vacanze è anche vero che deve esserci sempre l’autorizzazione dell’azienda. Anche in questo caso buona fede e correttezza sono due valori che devono essere rispettati ma dalla parte della proprietà aziendale che dovrà dimostrarsi flessibile ma anche reattivo nel dare un responso alla domanda di ferie posta legittimamente dal lavoratore.

Il responsabile deve quindi sempre dare una risposta al collaboratore, sia che essa sia positiva che negativa, l’importante è che sia inequivocabile, cioè che non lasci dubbi di alcun tipo. Non vale quindi il “silenzio assenso” ma neanche “mancanza di risposta = ferie negate”. La giurisprudenza ha affrontato numerose volte in passato questa casistica e di fatto il silenzio rappresenta una condotta equivoca.

Può accadere anche che il datore di lavoro rifiuti illegittimamente la richiesta di ferie avanzata dal dipendente. In tal caso può subire una sanzione amministrativa secondo al quale è tenuto a risarcire il danno non patrimoniale eventualmente sofferto dall’interessato.

Come inviare il modulo richiesta ferie e permessi

Una volta definite le regole interne aziendali per la richiesta ferie e permessi prima di tutto è bene assicurarsi che esse siano chiare a tutti gli attori coinvolti nel processo. Solo se tutti rispetteranno la procedura stabilita sarà possibile organizzare il piano ferie aziendale in maniera precisa e ordinata, senza intaccare il buon proseguimento del lavoro.

Gli strumenti per farlo sono i più svariati: riunioni specifiche sull’argomento ferie e permessi, comunicazioni scritte inoltrate via mail oppure rese note attraverso la intranet aziendale o le bacheche. L’importante è che ci sia supervisione e controllo da parte delle risorse umane.

Una volta messe in chiaro le procedure il modulo richiesta ferie dovrà essere composto da alcuni elementi fondamentali affinchè la pratica possa essere gestita senza errori. In particolare dovranno essere riportati:

• Nome e cognome
• Giorno o giorni di assenza
• Motivazione
• Data della richiesta
• Firma del richiedente
• Spazio per l’accettazione da parte del datore di lavoro o del responsabile di divisione

Grazie alla compresenza di questi dati sarà possibile per le risorse umane prendere in carico la richiesta di ferie e permessi, sottoporla per approvazione ai vertici e fornire una risposta al dipendente che l’ha inoltrata.

Moduli ferie e permessi: le soluzioni Softer

Un altro aspetto su cui è bene che l’azienda stabilisca una procedura precisa è la modalità con cui la richiesta ferie e permessi deve essere inoltrata. Molte aziende usano file sviluppati internamente su programmi come Microsoft Excel o addirittura Micorsoft Word. Tuttavia sappiamo bene come la possibilità di errore umano che questo metodo può generare sia elevata. La compilazione manuale di un modulo richiesta ferie e permessi e il costante aggiornamento delle richieste pervenute richiede tempo e precisione oltre che una operatività che non sempre può essere condotta con successo.

È bene quindi affidarsi a programmi integrati nella rete aziendale che permetteranno di organizzare e pianificare la richiesta ferie e permessi di tutta l’azienda senza imprecisioni. Sfruttando infatti gli algoritmi e gli automatismi di moduli ferie e permessi che presentano al loro interno campi predefiniti decisi dall’azienda e impostati dallo sviluppatore, sarà possibile automatizzare tutto il processo.

Vediamo nel dettaglio come.

Grazie alla soluzione messa a punto da Softer per i dipendenti di un’azienda inviare una richiesta ferie e permessi sarà un procedimento facile e veloce. Per prima cosa è necessario accedere con le proprie credenziali al programma. Andando sulla funzione dedicata verrà richiesto di compilare i campi impostati. Una volta inseriti tutti i dati il dipendente potrà inoltrare la richiesta che verrà inviata automaticamente alle risorse umane e al proprio responsabile, a seconda di come questa funzione è stata impostata a monte.

A questo punto il destinatario riceverà una notifica alla quale risponderà confermando o negando la richiesta di ferie e permessi con un semplice click. La procedura è quasi ultimata. Il dipendente avrà anche lui una notifica con il responso: saprà quindi se le sue ferie sono state approvate oppure no.

Alcuni vantaggi del software richiesta ferie e permessi di Softer

Abbiamo capito che affidarsi ad un software per la richiesta di ferie e permessi per un’azienda è la soluzione migliore per tenere sotto controllo la situazione presenze – assenze. I vantaggi del programma sviluppato da Softer sono parecchi ma in questa sede ne evidenzieremo due.

Un dettaglio non trascurabile del flusso di lavoro poco sopra descritto è l’aggiornamento automatico del prospetto ferie dell’intera azienda a seconda della conferma o meno della richiesta inviata. Se le risorse umane e/o il responsabile del lavoratore accoglieranno positivamente il periodo di ferie richiesto sarà possibile vederlo immediatamente nel riassunto delle assenze future programmate. Questo permette di avere in un colpo d’occhio una visione d’insieme delle presenze senza che si creino sovrapposizioni.

Perché senza sovrapposizioni? Perché Softer ha pensato di mettere a punto anche un’altra funzionalità molto importante, soprattutto per le aziende che lavorano su turni. È possibile infatti impostare una regola per la quale la richiesta di ferie e permessi non venga accettata nel momento in cui il turno di lavoro della giornata, o un reparto dell’azienda, rimanga completamente scoperto a causa di una concomitanza di assenze. In tal caso il dipendente riceverà una notifica di rifiuto. Dovrà quindi rivedere la richiesta di ferie e permessi inviata e ripetere poi il procedimento.

Volete saperne di più? Scoprite qui le soluzioni per la richiesta di ferie e permessi e molto altro per la gestione delle risorse umane in azienda.