Perchè il 2021 è l’anno per investire in software per la gestione del personale

Proviamo a fare un gioco. Prendiamo un foglio bianco e scriviamo in cima ad esso “2020”. Poi proviamo a scrivere la lista di tutte le cose che abbiamo dovuto imparare a fare in questo anno che sembra non finire più: tra queste siamo sicuri che comparirebbe anche la voce “imparare a lavorare da casa”.

Sì perché lavorare da remoto non è sempre cosa facile per tutti, soprattutto per chi deve gestire il personale di un’azienda da un punto di vista operativo: dall’elaborazione delle buste paga alla gestione turni, dalla rilevazione presenze (soprattutto per chi è in smartworking) al controllo delle timbrature in cloud.

Tutto sembra estremamente complicato senza i propri riferimenti abituali presenti in ufficio.

Come riuscire infatti a sbrigare tutte queste attività da casa, soprattutto se fino ad oggi avete dovuto arrangiarvi e lavorare con strumenti tradizionali o obsoleti come infiniti file excel, telefonate, appunti cartacei, mail e molto altro?

Sappiate che il 2021 potrebbe essere l’anno della vera svolta, l’anno in cui investire in software per la gestione del personale potrebbe essere la migliore decisione mai presa per la vostra azienda. E gestire le risorse umane di un’azienda da casa non sarà più un problema

Volete sapere perché?

Proviamo a riassumerlo in alcuni punti per noi cruciali.

Lavoro da remoto

Lo abbiamo appena accennato. Parlare di lavoro agile, smartworking e lavoro da remoto a fine anno è quasi una banalità. Un argomento che è esploso in questi mesi e che ha portato i dirigenti d’azienda e i responsabili delle risorse umane a riflettere e ripensare la gestione del personale, a rivedere i processi aziendali e a scardinare alcuni preconcetti.

Sicuramente lavorare nelle Hr in presenza, in azienda, può avere i suoi vantaggi, ma se supportati da software per l’amministrazione del personale sviluppati ad hoc e compatibili con la propria realtà lavorativa, lo smartworking può essere svolto senza intoppi.

Grazie ai programmi di gestione del personale sviluppati da Softer è possibile avere sotto controllo la situazione di ogni singolo collaboratore: dalle ferie approvate o in stato di approvazione alle note spese, dal numero di ore ordinarie lavorate a quelle straordinarie, il tutto collegato direttamente con l’emissione della busta paga a fine mese.

Per non parlare delle timbrature in cloud fatte dal proprio smartphone che permettono ai dipendenti di un’azienda di poter segnalare la propria operatività anche da casa.

Con un software di questo tipo, organizzare e gestire il lavoro operativo delle Hr non sarà più un problema.

Prevedere il cambiamento

Prevenire è meglio che curare. Potrebbe sembrare una beffa ironica questa frase, eppure se ci pensate calza a pennello al momento che stiamo vivendo.

A volte sembra quasi inutile investire in strumenti che al momento possono sembrare superflui per la propria attività.

Se le procedure in essere hanno sempre funzionato perché cambiarle?

Eppure, se c’è una cosa che abbiamo imparato in questo anno folle è che tutto può accadere, eventi eccezionali possono verificarsi rivoluzionando la nostra vita, privata e lavorativa.

E allora perché non pensare adesso a come migliorare ulteriormente l’organizzazione del lavoro del proprio ufficio risorse umane facendo un check degli strumenti e dei software per l’amministrazione del personale a disposizione? Potrebbero emergere nuove esigenze, miglioramenti da apportare, passaggi da perfezionare, nuove funzionalità da implementare che sicuramente potranno agevolare il lavoro del futuro.

Digitalizzazione dell’azienda

Accompagnare la propria organizzazione in un progressivo percorso di digitalizzazione può essere una validissima ragione per adottare un software di gestione del personale. Questo non solo può aiutare l’azienda ad elevare il livello delle proprie performance, ma può decisamente cambiare il modo di lavorare delle persone.

D’altra parte programmi di questo tipo possono coinvolgere non solo l’ufficio del personale ma anche i capi reparto per esempio tutte quelle persone non abituate a lavorare al computer otto ore al giorno (come commessi di un negozio, operai, ma anche gli impiegati del sistema sanitario).

Digitalizzare un’azienda non significa che tutti i dipendenti devono saper usare la posta elettronica e scaricare un allegato, soprattutto nel caso specifico dell’utilizzo di un software di gestione del personale: vuol dire invece conoscere i passaggi necessari per inviare una richiesta, approvare richieste di autorizzazioni; vuol dire sapersi muovere nelle varie sezioni del programma con sicurezza per risolvere problemi e valutare la strada migliore per arrivare al punto di arrivo.

Ottimizzare i processi

Perché il 2021 è l’anno decisivo per investire in un software di gestione del personale? Tutto il ragionamento fatto fino ad adesso culmina nell’ultimo punto: l’ottimizzazione dei processi in azienda.

Spesso si perde molto tempo nello svolgere lavori manuali che richiedono tempo ed elevata concentrazione: per esempio se ogni volta doveste organizzare i turni in azienda lavorando su un file excel, come in molti fanno, dove è necessario incrociare orari, ore lavorate, turni di riposo, anziché affidarvi ad un software che elabora automaticamente i dati basandosi su inserimenti pregressi e numeri storici, probabilmente rimarrebbe tempo da dedicare ad attività più strategiche e redditizie per l’azienda.

Facciamo un altro esempio: spesso ricevere la risposta ad una email in cui vengono richieste autorizzazioni di ferie, permessi, e cambi turno, a volte può richiedere giorni. Oltre al tempo perso per scrivere una mail dettagliata, si aggiunge quello per ottenere un feedback.

Si tratta di un passaggio o un processo che non è così efficiente come potrebbe sembrare. I processi di approvazione all’interno di un’organizzazione, come appena raccontato, tendono a rientrare spesso in questa categoria perché lenti e complessi.

Adottare il giusto software per la gestione del personale che automatizzi a monte l’invio di richieste e, al tempo stesso, semplifichi a valle il processo di approvazione, non può far altro che ottimizzare i processi, renderli più fluidi, scorrevoli, riducendo anche il livello di stress delle persone coinvolte.

Ragionare in ottica dello sviluppo e del miglioramento futuro della propria azienda significa gettare una luce anche sulla gestione interna delle risorse umane, esaminarne da vicino le attività e individuarne le opportunità di crescita e miglioramento. Il secondo step consiste nella scelta di un software per l’amministrazione del personale che possa davvero cogliere le opportunità e i punti illustrati che hanno davvero segnato il 2020 imponendo una profonda riflessione nel mondo delle risorse umane.

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