Smartworking e telelavoro: come gestire la rilevazione presenze

In questi ultimi due mesi le aziende italiane, per fronteggiare l’emergenza Coronavirus, hanno dovuto rivedere l’organizzazione del lavoro dei propri dipendenti implementando dall’oggi al domani il lavoro da casa, detto telelavoro o smartworking. A questa soluzione, per molte piccole e medie aziende del tessuto economico italiano del tutto nuova, si è posto di conseguenza un problema non indifferente e cioè la rilevazione presenze del personale.

Differenza tra Smartworking e Telelavoro

Partiamo prima di tutto da una definizione che ci permette di capire effettivamente la differenza tra due modalità di lavoro da casa che implica una differente gestione della rilevazione presenze del personale.

Lo smartworking, secondo l’Osservatorio Smartworking del Politecnico di Milano è “una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”. Quindi quando si parla di smartworking si intende una modalità di lavoro agile e flessibile, priva di vincoli dal punto di vista di luoghi e orari, in cui ci si affida alla gestione dei lavoratori autonoma nel portare avanti progetti e nel raggiungimento di obiettivi per conto dell’azienda.

Il telelavoro invece, che ha origine negli Stati Uniti già negli Settanta durante la crisi petrolifera, prevede il trasferimento in toto delle attività e delle responsabilità del dipendente a casa propria con un intervallo orario preciso e ben definito, proprio come in azienda. La normativa che regola il telelavoro, sia in ambito privato che in ambito della Pubblica Amministrazione, trova la sua espressione nell’articolo 4 della legge 191 del 1998, in cui vi sono contenute numerose indicazioni su come applicarlo.

La rilevazione presenze durante il Coronavirus: come fare?

Siamo tutti d’accordo quindi nell’affermare che smartworking e telelavoro abbiamo permesso a numerose aziende in questo periodo difficile di non fermare completamente le proprie attività. D’altra parte, come accennavamo poco sopra, non tutte le imprese erano effettivamente pronte a gestire queste modalità di lavoro, ponendo alcuni problemi pratici di gestione del personale, come appunto la rilevazione presenze.

Se smartworking e telelavoro sono di fatto il mezzo per ottenere un miglior bilanciamento tra qualità della vita e produttività individuale, anche in un’ottica di lungo periodo,sono anche il risultato di un sapiente uso dell’innovazione digitale, che si traduce nello specifico nell’utilizzo di software che permettono di ottenere una rilevazione presenze dei dipendenti precisa e puntuale.

Software per la rilevazione presenze, una comodità per tutti

Se durante l’emergenza pandemia avete dovuto rivedere l’organizzazione delle attività azienda,in molti vi sarete richiesti: come posso segnalare in maniera corretta, da un punto di vista legale e fiscale, che i miei collaboratori sono operativi? Come sostituire la timbratura aziendale fatta sul posto con una timbratura altrettanto valida se i collaboratori sono a casa, per una tutela reciproca?

Grazie all’implementazione di software ad hoc è possibile agevolare il lavoro di chi in azienda si occupa della gestione delle Risorse Umane e di controllare le presenze effettive dei lavoratori anche laddove siano stati implementati smartworking e telelavoro. La comunicazione delle principali informazioni che transitano tra collaboratori, capi e Human Resources, come per esempio verifica della presenza e assenza, timbratura via web, richiesta di permessi e/o ferie, autorizzazioni o richieste, transita tutto all’interno di un programma che permette di avere il quadro della situazione in maniera chiara ed immediata.

Le interfaccia infatti sono ormai evolute e intuitive e permettono anche ai meno “digitalizzati” di poter organizzare e gestire la rilevazione presenze via web molto facilmente, superando ogni tipo di barriera conoscitiva. Si tratta di soluzioni che oggi potranno fare davvero la differenza per affrontare con maggiore flessibilità e ottimizzazione dei tempi di lavoro la gestione del personale oltre che avviare le aziende più tradizionali lungo la strada della digitalizzazione e informatizzazione.

Un grande supporto che aiuterà a far tesoro degli insegnamenti che questo periodo di difficoltà ci ha dato, verso una rivoluzione aziendale che porterà vantaggi su tutti i fronti.