Turnazioni di lavoro in excel, consigli utili per sfruttarlo al meglio

Sembra complicato, ma in realtà non lo è. L’organizzazione dei turni in azienda è un rompicapo a cui tutti gli uffici risorse umane devono far fronte periodicamente.

Che si tratti di un’impostazione settimanale o mensile, la gestione dei turni deve essere fatta rispettando una serie di criteri che spesso può mettere in crisi l’addetto alle risorse umane preposto a questo compito. Soprattutto se è un ragionamento che implica la compilazione manuale di un documento. Praticamente impossibile da realizzare.

Ecco perché le turnazioni di lavoro vengono gestite in excel, attraverso una sofisticata organizzazione del file affinchè “giri” in maniera automatica, oppure attraverso software gestionali elaborati ad hoc da aziende specializzate (esattamente come Softer).

Se siete della scuola gestione turni di lavoro in excel, non abbiate timori: esistono una serie di accorgimenti e trucchetti che vi permetteranno di sfruttare al meglio questo metodo.

Scopo di questo articolo infatti non è quello di indicare passo dopo passo come generare un excel turni di lavoro ex novo, a partire da un foglio vuoto all’interno del quale verranno poi inserite formule su formule. Il nostro intento oggi è quello di fornirvi alcuni suggerimenti per far sì che questo strumento possa essere ancora più chiaro e facile da utilizzare.

Abbiamo già ampiamente parlato di quali siano i vincoli e le regole legislative che il diritto del lavoro impone nella gestione dei turni in azienda in questo articolo. Quindi non perdiamo altro tempo ed entriamo nel vivo dell’argomento.

La grafica aiuta ad organizzare turni di lavoro in excel

Sicuramente uno dei primi accorgimenti che ci sentiamo di dare è quello di dare valore all’impostazione grafica del vostro file excel. È vero che la correttezza delle formule e dei dati inseriti hanno la priorità, ma è anche vero che il file excel per i turni di lavoro verrà letto da chiunque, dai capireparto, agli operai, dall’operatore sanitario al commesso del negozio. Pertanto quanto più il file sarà facile da leggere, quanto più velocemente le persone potranno identificare il turno di lavoro e individuare le informazioni correlate.

Ecco quindi che la grafica gioca un ruolo importante.

Come fare? Qui di seguito qualche consiglio pratico:

• Assicuratevi che le celle siano della larghezza corretta affinché i dati in esse contenuti siano leggibili per intero.
• Utilizzate i grassetti, le sottolineature o il corsivo per mettere in evidenza per esempio i titoli delle colonne.
• Utilizzate diversi font e variate la grandezza dei caratteri a seconda di quello che volete che salti all’occhio più facilmente.
• L’alternanza dei colori delle righe facilita la leggibilità dei dati contenuti nelle celle, soprattutto se il file è composto da numerose righe.

Tutti questi suggerimenti vi torneranno davvero utili, ma utilizzateli tenendo a mente questa raccomandazione: non esagerate o rischierete di ottenere l’effetto contrario. Scegliete al massimo due varianti per ogni opzione suggerita in modo da ottenere un file di turnazioni di lavoro in excel a prova di lettura.

Organizzazione turni di lavoro in excel su più fogli

Una delle caratteristiche più utili della pianificazione automatica delle turnazioni di lavoro in excel  è che è replicabile  all’infinito. Ciò vi farà risparmiare tempo non dovendo creare una nuova tabella ogni volta. Per esempio potete semplicemente salvare un nuovo file .xlsx per ogni settimana lavorativa.

Secondo il nostro punto di vista, grazie anche all’esperienza maturata in questi anni nel campo dello sviluppo di software per la gestione del personale, può essere più pratico creare nuovi fogli di lavoro all’interno dello stesso documento Excel e copiare il modello del piano di turni in ciascuno di essi.

In questo modo è possibile tenere traccia di più programmi settimanali in un unico programma mensile e poterli esaminare uno a uno senza dover aprire e chiudere in continuazione più file (con il rischio anche di fare confusione).

L’unico “bug” di cui è necessario essere a conoscenza però è che copiando e incollando una tabella da un foglio all’altro, la larghezza delle colonne non viene mantenuta. Come fare?

1. Per ovviare a questo problema, fin quando le celle appena copiate sono ancora selezionate, cliccate sul pulsante smart tag nell’angolo in basso a destra della selezione.
2. Nel menu contestuale che si aprirà cliccate su “Mantieni larghezza colonna originale”. La formattazione originale del modello di partenza viene così riprodotta.

Excel turni di lavoro e software evoluti: come gestire il passaggio

Se di mese in mese vi rendete conto che la gestione delle turnazioni di lavoro in excel inizia ad essere troppo complessa, perché magari il numero dei collaboratori o delle sedi è elevato o perché le formule contenute in esso, sebbene siano automatizzate, vi mandano in confusione e rischiano di essere compromesse con conseguenti errori su tutta la pianificazione, allora è il momento giusto per elevare il livello delle vostre performance cambiando tool.

Già in un precedente articolo vi avevamo elencato cinque motivi per passare subito ad un software professionale di gestione turni, ed effettivamente la soluzione pensata da Softer, il modulo NetTime Turni, è perfetto per rispondere alle esigenze di un ufficio risorse umane.

Facile da usare e adattabile a molteplici realtà aziendali con una gestione del personale articolata, NetTime Turni permette di abbandonare in serenità il vecchio file excel, automatizzando completamente il processo con il vantaggio di avere assistenza continua da remoto.

Ma se siete tra coloro che rimangono in qualche modo affezionati alla gestione delle turnazioni in excel, nessun problema. Sempre grazie al modulo turni di NetTime sarà possibile continuare a organizzare i turni del personale attraverso il vostro abituale metodo con foglio di Excel, ma con un plus.

Una volta redatto il documento, i dati verranno poi esportati in InfoWeb, rilevazione presenze web, per una gestione automatica dei turni e un controllo on-line della turnazione di tutti i reparti: si tratta quindi di un passaggio aggiuntivo che metterà in sicurezza il vostro excel turni di lavoro, preservandolo da qualunque tipo di errore nel totale rispetto della normativa sul diritto del lavoro.

Per sapere come gestire la turnazioni di lavoro in excel con il supporto delle soluzioni Softer, consultate il nostro sito web e non esitate a compilare il modulo contatti per ricevere una telefonata da un nostro commerciale.