Cinque motivi per dotarsi di un gestionale turni di lavoro

La gestione dei turni di lavoro in un’azienda è una procedura molto articolata e che deve mettere insieme numerosi aspetti, tra cui quelli organizzativi interni e quelli legislativi, legati al mondo del diritto dei lavoratori. Ecco perché serve l’aiuto di un programma per fare i turni di lavoro, ossia di un software che permetta di facilitare il lavoro degli addetti alle risorse umane e dei capi reparto di un’impresa.

Cosa sono i turni di lavoro

Facciamo una breve premessa che può aiutare a capire il ragionamento che svilupperemo nei prossimi paragrafi. Partiamo quindi da un piccolo riassunto degli aspetti legislativi che regolano la gestione della turnazione dei lavoratori in azienda.

I turni di lavoro sono regolamentati dal D.Lgs. 8 aprile 2003, n. 66 e dalla contrattazione collettiva nazionale che regola il settore d’appartenenza dell’impresa e dei lavoratori, se presente.

Il decreto definisce il lavoro a turni “qualsiasi metodo di organizzazione del lavoro anche a squadre in base al quale dei lavoratori siano successivamente occupati negli stessi posti di lavoro, secondo un determinato ritmo, compreso il ritmo rotativo, che può essere di tipo continuo o discontinuo, e il quale comporti la necessità per i lavoratori di compiere un lavoro a ore differenti su un periodo determinato di giorni o di settimane”.

A sua volta il lavoratore a turni è “qualsiasi lavoratore il cui orario di lavoro sia inserito nel quadro del lavoro a turni”.

La gestione dei turni di lavoro, inoltre, implica il rispetto di un determinato monte ore, nonché la corretta alternanza di ore di riposo e di fasce giornaliere.

La gestione dei turni di lavoro in azienda: come fare?

Appare ovvio che, già da quanto accennato poco sopra, organizzare la turnazione di lavoro dei dipendenti di un’azienda (che possono essere operai di un fabbrica in cui la produzione non può fermarsi, oppure i commessi di una catena di negozi con molti punti vendita presenti magari all’interno dei centri commerciali ecc…) può essere una procedura molto articolata.

Molti si affidano al metodo “sicuro” della gestione turnazioni di lavoro in excel, ma spesso ci si scontra con una serie di difficoltà e limiti del sistema. Per questa ragione la soluzione migliore può essere quella di affidarsi a sistemi informatici dedicati, ossia a veri e propri programmi per turni di lavoro.

Approfondiremo ora con più dettaglio quali sono i motivi per cui è bene di dotarsi di uno di questi software per la gestione dei turni di lavoro.

Funzionalità

Nell’era del digitale è davvero semplice rilevare tutti i dati necessari per il funzionamento di un gestionale turni per i propri collaboratori, nel pieno rispetto delle norme vigenti, grazie ad applicazioni installate nei normali dispositivi in uso, come smartphone, tablet ecc., realizzando una raccolta rapida, efficiente e con un limitato margine d’errore. Questo permette al programma per fare i turni di lavoro di elaborare tutti i dati necessari per calcolare giorni e orari di lavoro di ogni addetto.

Flessibilità

I moderni programmi per turni di lavoro sono estremamente flessibili e permettono di elaborare modelli di turnazione diversi a seconda delle esigenze di strutture molto differenti tra di loro: ristoranti, fabbriche, negozi, ospedali ecc… Grazie a questa “capacità adattativa” il programma per fare i turni riesce a restituire, quindi, un output in grado di adattarsi alle diverse realtà aziendali e alle diverse circostanze. Particolarmente vincenti, proprio per la loro flessibilità, sono stati i software per la gestione turni in ospedale, che come è facile immaginare, in questo anno e mezzo sono diventati uno strumento cruciale.

Precisione

Un altro degli irrinunciabili vantaggi dell’affidarsi ai programmi per turni di lavoro è quello di ridurre il margine di errore che spesso, nell’organizzazione della turnazione excel, tramite inserimento manuale dei dati, è possibile riscontrare. Questo risultato è possibile perché viene effettuato un controllo incrociato, tramite gli algoritmi del software di gestione dei turni di lavoro, tra le ore effettivamente lavorate e le ore teoricamente lavorabili nel mese.

Ottimizzazione

Un altro vantaggio nell’impiego dei programmi per fare i turni di lavoro è l’indubbio risparmio di tempo della persona incaricata ad organizzare la turnazione dei lavoratori. Questi software, infatti, garantiscono l’elaborazione e la generazione di statistiche e report utili ad avere sia una visione di insieme della situazione aziendale, sia un’analisi con un livello di dettaglio molto puntuale. Di fatto, i programmi per organizzare i turni di lavoro automatizzano e semplificano al massimo il lavoro dell’ufficio HR e di quello amministrativo con un notevole risparmio di tempo.

Condivisione

Ultimo vantaggio per ordine, ma non per importanza e strettamente connesso al precedente punto dell’ottimizzazione dei tempi, la condivisione. Attraverso i software per la gestione dei turni di lavoro disponibili sul cloud, infatti, è possibile  condividere le informazioni con tutto il team di gestione, impostando anche diversi livelli di accesso alle informazioni aziendali. Sarà possibile impostare il programma per fare i turni in modo che il responsabile delle Risorse Umane possa analizzare tutti i livelli dell’organizzazione aziendale, mentre il capo reparto della fabbrica o il responsabile del negozio potranno accedere solo ai dati di loro competenza o comunque relativa alla propria squadra.

È quindi chiaro di quanti vantaggi sia possibile usufruire nell’adottare un programma per i turni di lavoro per la gestione del personale della propria azienda. Passando dal “vecchio” metodo dell’impostazione dei turni su foglio excel ad un software in grado di ridurre tempi, margini d’errore e migliorare la collaborazione e l’efficienza lavorativi dei collaboratori coinvolti, l’azienda potrà godere di numerosi benefici a lungo termine.

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