Controllo presenze dipendenti in smartworking e privacy, come funziona?

Il lavoro agile ha rivoluzionato la vita di tutti, aziende e dipendenti. Ha abbattuto barriere e pre concetti che ne impedivano una diffusione su larga scala, soprattutto in Italia dove l’elevato numero di piccole e medie imprese, cuore pulsante del tessuto economico del nostro paese, ha un po’ ostacolato questo cambio di mentalità.

Non è un segreto infatti che una delle questioni che ha sempre attanagliato l’imprenditore della pmi italiana fosse verificare l’effettiva operatività lavoratori: come gestire il controllo presenze dei dipendenti in smartworking? Come essere sicuri che il collaboratore è effettivamente attivo al computer?

Gli strumenti per il controllo presenze dipendenti da remoto

Esistono numerosi software e tool che permettono all’azienda di attivare sistemi di rivelazione presenze ad hoc per lo smartworking: sia che essi siano installati sul pc del dipendente oppure sullo smartphone, questi strumenti diventano gli alleati perfetti per il controllo presenze dei collaboratori, soprattutto se coinvolgono un discreto numero di persone.

Essi infatti permettono al dipendente in smartworking di “timbrare il badge”, nel vero e proprio senso del termine, cioè di dimostrare la propria presenza, anche se “virtuale”, alla scrivania, quindi cioè dimostrare la propria operatività, anche se da casa propria. Una soluzione comodissima per entrambe gli attori coinvolti, che semplifica le procedure permettendo di lavorare in serenità.

Il datore di lavoro però, una volta individuato il software più idoneo alla sua realtà lavorativa, dovrà tuttavia affrontare una questione di non poco conto: la tutela della privacy dei suoi dipendenti nell’adozione uno strumento di controllo presenze dipendenti da remoto.

Sistemi rilevazione presenze per smartworking e il principio di accountability

Come è noto il GDPR, noto anche come regolamento (UE) n. 2016/679, è un regolamento dell’Unione europea in materia di trattamento dei dati personali e di privacy, adottato il 27 aprile 2016, pubblicato sulla Gazzetta ufficiale dell’Unione europea il 4 maggio 2016 ed entrato in vigore il 24 maggio dello stesso anno ed operativo a partire dal 25 maggio 2018.

Obbiettivo del Regolamento è la tutela della protezione dei dati personali di cittadini, e di conseguenza dei dipendenti, raggiungibile attraverso una serie di procedure e linee guida ad hoc che il datore di lavoro deve adottare all’interno della propria azienda.

Appare chiaro quindi che implementare un rilevatore presenze online per i lavoratori in smartworking presuppone prima di tutto il rispetto della privacy dei collaboratori per la tipologia di dati trattati. Per emglio capire come qeusto deve avvenire, è bene spiegare quello che è uno dei pilastri della normativa sulla privacy e cioè il principio di accountability.

Tale principio prevede che obiettivo di ogni titolare, che sarà sempre il responsabile e addetto al trattamento dei dati dei suoi dipendenti (e non solo) è l’adozione di politiche e misure adeguate per garantire ed essere in grado di dimostrare che il trattamento dei dati personali effettuato è conforme allo stesso GDPR.

Questo significa non solo divenire responsabile delle scelte di mezzi, operazioni, procedure, finalità in materia di trattamento dei dati, ma anche essere in grado di “dare conto” delle valutazioni svolte alla base delle scelte operate.

Nel caso dei software per controllo presenze in smartworking il principio di accountability trova la sua effettiva applicazione proprio per il coinvolgimento dei dati personali dei collaboratori che dovranno essere tutelati.

Nella pratica, il Titolare dei dati, e cioè il datore di lavoro deve:

• integrare il registro dei trattamenti, da tenersi ai sensi dell’art. 30 GDPR, con tutti quei nuovi elementi (trattamenti, banche dati, strumenti, esternalizzazioni, misure di sicurezza) che riguardano le attività in smartworking;
• valutare, in base a quanto disposto nel GDPR e nello Statuto dei Lavoratori il potenziale invasivo dei sistemi adottati che consentano il monitoraggio dell’utilizzo degli strumenti e della “rete aziendale”, ed eventualmente sottoporli ad una valutazione d’impatto;
• valutare la necessità di integrare l’informativa ai lavoratori, in virtù di eventuali nuovi trattamenti datoriali collegati allo smartworking;
• integrare o riformulare, in funzione del contesto delocalizzato, le istruzioni per la sicurezza dei dati che deve essere consegnata ai dipendenti;
• intraprendere specifiche iniziative di formazione per fornire ai collaboratori opportuni strumenti di conoscenza e consapevolezza;
• ampliare, se necessario, l’ambito di autorizzazione degli amministratori di sistema;
• verificare che le soluzioni informatiche eventualmente sviluppate internamente per consentire lo svolgimento del lavoro a distanza siano conformi ai principi di privacy by design/by default e garantiscano la sicurezza dei dati ex 32 GPDR;
• verificare la contrattualistica e la conformità al GDPR dei sistemi rilevazione presenze.

Rilevatore presenze collaboratori da remoto, l’evoluzione della relazione dipendente – datore di lavoro

È ovvio che quanto visto poco sopra abbraccia una materia, quella del GDPR, molto ampia ed articolata. Tuttavia la sua applicazione sistematica al mondo delle risorse umane e al lavoro in smartworking è la chiara testimonianza di come il rapporto tra datore di lavoro collaboratori abbia subito una svolta soprattutto in questi mesi, una svolta secondo il nostro punto di vista positiva.

Se questo poi si traduce nel concreto nell’adozione di software che possono semplificare l’attività quotidiana ancora meglio: adottare software per il controllo presenze dei dipendenti in smartworking lascerà tranquillo il datore di lavoro e contestualmente il lavoratore, se ben informato circa il rispetto della normativa sulla privacy. Una doppia tutela che non farà che rinforzare il legame, il coinvolgimento e la considerazione reciproca.

Sistemi rilevazione presenze  dipendenti in smartworking: scegliere il software più adatto

Softer da sempre pone la massima attenzione nello sviluppo di software per il controllo presenze in smartworking, per desktop, smartphone e tablet, che rispettino tutte le indicazioni previste per la tutela della privacy degli utenti.

Inoltre dedica molte risorse nella progettazione di piattaforme che possano facilitare la user experience degli utilizzatori, affinchè tutti, a qualsiasi livello di digitalizzazione essi si trovino, siano in grado di interagire senza difficoltà.

Per non parlare dell’assistenza informatica continuativa che riserva ai suoi clienti, per gestire in tempo reale le problematiche o i bug che possono comunemente accadere nell’utilizzo quotidiano dei software.

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