Smartworking e presenza in ufficio: i software per gestirli al meglio

Ancora un articolo dedicato allo smartworking? Ebbene sì. Ma promettiamo solennemente che in questa sede, o meglio in questo blog,  cercheremo di parlare del tema in maniera alternativa.

Offrendo informazioni che siano effettivamente utili agli imprenditori, agli Hr e a tutti coloro che devono gestire quotidianamente smartworking e presenza in ufficio dei propri collaboratori.

Lo status dello smartworking oggi

Cerchiamo di fare il punto. A quasi un anno di distanza dall’introduzione prepotente, o meglio forzata, dello smartworking, è possibile trarre le prime considerazioni sugli effettivi vantaggi che esso ha saputo portare nelle aziende e tra i lavoratori.

In italiano smartworking  potrebbe essere tradotto letteralmente come “lavoro intelligente”. L’Osservatorio del Politecnico di Milano lo definisce”una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.

Durante la fase più acuta dell’emergenza lo smartworking ha coinvolto il 97% delle grandi imprese, il 94% delle PA italiane e il 58% delle PMI, per un totale di 6,58 milioni di lavoratori agili, circa un terzo dei lavoratori dipendenti italiani, oltre dieci volte più dei 570mila censiti nel 2019. A settembre 2020, tra rientri consigliati e obbligatori, gli smartworkers sono scesi a 5,06 milioni, suddivisi in 1,67 milioni nelle grandi imprese, 890 mila nelle PMI, 1,18 milioni nelle microimprese, 1,32 milioni nella PA: in media i lavoratori nelle grandi aziende private hanno lavorato da remoto per la metà del loro tempo lavorativo (circa 2,7 giorni a settimana), nel pubblico 1,2 giorni a settimana.

L’alternanza smartworking e lavoro in presenza

La riflessione che emerge spontanea da quanto appena riportato è che lo smartworking è un processo di cambiamento complesso che richiede di agire contemporaneamente su più leve e che deve partire da un’attenta considerazione degli obiettivi, delle priorità e delle peculiarità tecnologiche, culturali e manageriali dell’organizzazione.

Ed eccoci arrivati al punto che ci riguarda più da vicino: le priorità manageriali, priorità che necessariamente ad un certo punto arrivano a coinvolgere l’organizzazione del personale, lo smartworking e le presenze in ufficio. Arriva il momento infatti in cui il manager necessita di dover incontrare il proprio team per un confronto diretto, per poter scambiare opinioni e idee in maniera più immediata.

Ma come incontrarsi in ufficio garantendo allo stesso tempo un ambiente di lavoro sicuro e privo di rischi di contagi senza creare assembramenti? Una delle soluzioni più immediate è l’implementazione di un sistema di prenotazione degli spazi che garantiscano una corretta alternanza tra smartworking e presenza in ufficio.

I software per la gestione smartworking e presenze in azienda

Appare chiaro quindi che è bene adottare un sistema di prenotazioni che permetta all’azienda di gestire gli accessi e le presenze in azienda con un certo livello di organizzazione. Cerchiamo di entrare più nel dettaglio.

La prenotazione per lo spazio di lavoro deve avvenire ed essere gestita in maniera coordinata con tutto il personale dell’azienda. Per esempio se il team marketing ogni lunedì è presente in azienda per il meeting work in progress della settimana, e il giorno coincide con la presenza del team Acquisti, è bene che gli spazi vengano gestiti al meglio affinché nessun altro dell’organico aziendale sia presenza, se gli spazi non permettono un adeguato distanziamento.

Operativamente come viene gestito questo coordinamento? Esistono dei software che permettono di gestire l’alternanza smartworking e presenza in ufficio dando la possibilità al dipendente di prenotare la sua presenza e di renderla nota agli altri colleghi.

Attraverso il software, al quale è possibile accedere anche tramite app da smartphone o tablet, il lavoratore invia una richiesta alla Direzione o a chi, nell’ambito delle Hr, insieme al suo diretto riporto, è preposto alla gestione delle presenze sul posto di lavoro. Il manager riceverà la richiesta e, una volta approvata, essa verrà conteggiata sulla base dei posti disponibili e andrà di conseguenza a scalare dal totale delle disponibilità.

I vantaggi per i dipendenti

Tra le varie opzioni disponibili di questi software ve ne sono alcune che vanno decisamente a vantaggio dei collaboratori di un’azienda. Decisamente utile nell’organizzazione della presenza in ufficio vi è la possibilità di conoscere i nomi dei colleghi che hanno già prenotato il proprio posto in azienda: questo aiuterà chi sta ancora decidendo di andare in ufficio in un determinato giorno di potersi organizzare per tempo poiché la presenza o meno del collega, appartenente o meno al proprio department, può essere determinante per lo svolgimento del proprio lavoro (magari per discutere di un dettaglio o per prendere in via definitiva alcune decisioni).

Inoltre, questione non da poco di questi tempi, l’ottimale gestione dell’alternanza smartworking e presenza in ufficio, permetterà al lavoratore in primis di poter cambiare contesto di lavoro: perché è vero che lavorare da casa può avere i suoi vantaggi, ma è anche comprovato che c’è un disperato bisogno di socialità e confronto, il tutto sempre in sicurezza.

I vantaggi per l’azienda

L’azienda d’altro canto, avvalendosi di un software che permette di organizzare smartworking e presenza in ufficio dei suoi dipendenti, gode di una serie ben edifici.

Prima di tutto l’organizzazione delle presenze degli accessi dei collaboratori permette di garantire un ambiente di lavoro sicuro ai fini delle limitazioni del contagio da Covid-19. Una sicurezza per i suoi dipendenti ma allo stesso tempo una tutela anche verso l’organizzazione dato che ammalarsi di Coronavirus sul posto di lavoro viene oggi considerato a tutti gli effetti infortunio sul lavoro.

In secondo luogo il manager ha la possibilità di accettare o meno la richiesta di smartworking o presenza in azienda. È stato notato infatti che la maggior parte dei dipendenti che lavorano in organizzazioni in cui c’è una regolare alternanza di smartworking – presenza in ufficio, tendono a richiedere il lavoro da casa in determinati giorni e cioè il lunedì e il venerdì, generando però dei vuoti di presenze.

Ecco perché attraverso questi software è possibile effettuare modifiche dei turni sulla base delle esigenze dell’organizzazione, inviando revoche e gestendo i cambi presenza comodamente dal proprio pc ma anche dal proprio smartphone o tablet.

Un’azienda ben organizzata, all’insegna del benessere dei dipendenti e della produttività, forse non è il primo ma sicuramente è uno dei principali asset per garantire un andamento positivo.

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