come aumentare la produttività dei dipendenti

5 consigli per aumentare la produttività dei dipendenti

Da sempre per le risorse umane di un’azienda vogliono capire come misurare, stimolare e rendere più efficiente la produttività dei dipendenti, è un obiettivo da raggiungere.  La produttività dei dipendenti infatti è un “coefficiente”, se così possiamo chiamarlo, di fatto misurabile e può variare a seconda di alcune valutazioni e accorgimenti che l’azienda può adottare.

Una cosa però deve essere chiarita: quando si tratta di fare il punto sulla produttività dei dipendenti non significa solamente fare un mero ragionamento economico a favore dell’azienda. Vuol dire anche dare al proprio organico gli strumenti giusti per permettere di lavorare meglio e con maggiore serenità.

Spesso accade che i collaboratori di un’azienda, per quanto siano ottime risorse e abbiano a cuore i risultati aziendali, non abbiano ben chiaro come organizzare il lavoro per poter portare a termine con successo i compiti e gli obiettivi assegnati. Ecco quindi che il datore di lavoro, o ancora più specificatamente il team delle risorse umane, dovranno supportarli identificando una serie di accorgimenti che permetteranno di rendere più efficiente ed efficace la produttività dei dipendenti.

Noi ne abbiamo individuati alcuni che, se gestiti in un’ottica costruttiva e nel totale rispetto della persona, daranno i loro frutti.

  1. Riunione periodica per motivare il team

Un primo consiglio che ci sentiamo di dare per migliorare la produttività dei dipendenti è quella di istituire una riunione periodica di team dove poter condividere lo stato dei progetti e dei lavori in essere.

Ovviamente, data l’implementazione forzata dello smartworking e del telelavoro a causa della pandemia da Coronavirus, le riunioni, come già accade nella maggioranza delle aziende, si svolgeranno a distanza, in call conference.

Indipendentemente dalla modalità con cui viene realizzata, è un dato di fatto che organizzare una riunione periodica con il proprio team per condividere opinioni, riflessioni e fare il punto sulle pratiche all’attivo è uno strumento motivazionale non indifferente.

Perché? Prima di tutto perché aumenta il senso di appartenenza grazie alla condivisone dei risultati, delle procedure, ma anche delle criticità. Durante la riunione di team è bene infatti sfruttare la presenza dei colleghi per trattare eventuali problematiche coinvolgendo tutti i “presenti”: non solo si troverà una soluzione molto più velocemente ma probabilmente, grazie alla raccolta di più opinioni, si otterranno diversi pareri e quindi più strade alternative. Tutti sono messi sullo stesso piano.

Insomma la riunione periodica si dimostra per moltissimi aspetti uno strumento che aumenterà senz’altro la produttività dei dipendenti.

  1. Produttività e gestione del tempo

Un tema su cui si è scritto molto negli anni riguarda la relazione tra la gestione del tempo sul lavoro e la produttività dei dipendenti. Sono numerosissime le teorie elaborate su questo tema, molti sono gli esperti che hanno scritto pagine e pagine di manuali sul tema.

È ovvio però che la ricetta perfetta, la formula magica non esiste: una volta illustrate le diverse modalità per organizzare la propria time table, sarà il dipendente ad identificare quale o quali di queste tecniche adottare per rendere più efficiente ed efficace il proprio lavoro.

Ecco qualche trick che, siamo sicuri, sarà utilissimo per aumentare la produttività dei vostri dipendenti:

  1. To do list – sembrerà banale ma per molti ancora non è automatico mettere nero su bianco i compiti da svolgere. Scrivere la lista delle cose da fare, imparando anche a dare la giusta priorità giornaliera, settimanale e, perché no, anche mensile, aiuta a lavorare con ordine e a non perdere per strada le attività. Il mai più senza? Tirare una riga su ogni attività completata: la soddisfazione generata produce endorfine e quindi motivazione a passare alla sfida successiva.
  2. Don’t break the chain – o meglio detto, non spezzare la catena, cioè iniziare un’attività e non passare ad altro fino a che non si è finito. Questa sicuramente è una tecnica che potrebbe essere percepita come controproducente per la produttività dei dipendenti (non era il multitasking la qualità più ricercata una volta dalle risorse umane nei processi di selezione?). Eppure oggi sono molti gli esperti che caldeggiano questa tipologia di gestione del tempo: concentrarsi su una cosa alla volta permette di non frammentare l’attenzione e arrivare al traguardo molto più velocemente.
  3. Eat the frog – ovvero ingoia il rospo. Uno dei dubbi che attanaglia da sempre i lavoratori analizzando la to do list giornaliera è: da dove inizio? Questa tecnica suggerisce, di fronte a pari priorità delle attività, di affrontare prima i compiti più difficili e poi dedicare il resto della giornata alle questioni più spicce. Alcuni sostengono però la teoria opposta: lavorare sulle pratiche che portano via meno tempo permetterà di spuntare la to do list più velocemente e quindi aumentare la produttività.
  4. Impostare il timer – non è una novità che per ottimizzare la produttività dei dipendenti, in alcuni casi, può essere funzionale metterli “sotto pressione”. Senza andare a pensare a chissà quale stress imposto dall’alto, sicuramente un fattore determinante può essere il tempo a disposizione. Un ottimo metodo quindi, gestibile individualmente, può essere quello di impostare un timer con una tempistica ragionevole (60 – 90 minuti) e cercare di concludere la o le attività selezionate in quell’arco di tempo.
  5. Come motivare un team: organizzare team building

Come ha teorizzato uno dei principali studiosi delle dinamiche di gruppo, Lewin, “il gruppo è più della somma delle singole parti”. Sentirsi parte di un gruppo, non solo nella vita e nello sport ma anche e soprattutto sul lavoro, aiuta le persone a lavorare con più coinvolgimento, appartenenza, grazie alla condivisione di valori, scopi comuni e alla reciproca influenza.

Proprio perché quanto sopra può portare le persone a lavorare di più e meglio, le aziende hanno iniziato da diversi anni ad investire nel team building.

Il team building  indica specifiche metodologie nate e sviluppate per lavorare sui gruppi ed in particolare su team di lavoro task-oriented. La sua attività si focalizza nello sviluppo delle competenze distintive di un’azienda andando a creare un senso di identità su ogni componente del gruppo di lavoro.

Sia che si tratti di attività organizzate all’interno o all’esterno dell’azienda (decontestualizzarsi dalla sede aziendale abbatte le inibizioni e aiuta il team a sentirsi più rilassati), in una giornata o in più giornate, con il coinvolgimento di specialisti esterni (sportivi, persone dello spettacolo, formatori professionisti)  il team building permette di stimolare la coesione e la condivisione di obiettivi e credenze, e, proprio perché ci si sente parte di un gruppo, incide sulla produttività dei dipendenti.

  1. L’importanza del feedback per motivare il personale

Attraverso il feed back che le risorse umane e i responsabili di reparto forniscono al proprio team, è possibile influenzare la produttività delle stesse persone.

È ovvio però che il feed back deve essere gestito secondo una serie di accorgimenti per ottenre l’effetto sperato.

Di che cosa si tratta nello specifico?

Il feed back è una comunicazione fatta al dipendente circa l’andamento delle sue prestazioni lavorative. Ma lo scambio potrebbe avvenire anche all’inverso. In particolare esso permette di ottenere informazioni oggettive sulla performance attraverso canali di comunicazione verticali, dall’alto verso il basso (il manager comunica al collaboratore come sta lavorando) ma anche dal basso verso l’alto (il dipendente comunica al proprio superiore eventuali criticità riscontrate durante il suo operato).

È bene però che il feedback, per aumentare la produttività dei dipendenti, venga fornito seguendo certi criteri:

  • deve essere costante e fornito sistematicamente e a intervalli regolari durante l’anno;
  • si deve focalizzare sul valore della persona senza sminuire il suo operato;
  • non deve evidenziare eccessivamente le carenze, ma fornire degli spunti positivi e propositivi per migliorare;
  • deve essere legato a performance e obiettivi specifici, senza essere troppo generici.

Gestito in un’ottica migliorativa e di crescita della persona, il feedback verrà percepito dal dipendente come un’opportunità per migliorarsi e fare sempre meglio.

  1. Corsi di formazione: uno strumento di crescita

I corsi di formazione sono un ottimo strumento per influenzare la produttività dei dipendenti. La naturale propensione dell’uomo ad imparare si riflette infatti anche sul luogo di lavoro. Ecco quindi che dare la possibilità ai propri collaboratori di intraprendere percorsi di upskilling, quindi di innalzamento del livello delle proprie competenze, sarà uno stimolo che li porterà a lavorare con motivazione e bene.

Stiamo parlando non solo di corsi base per l’utilizzo di software aziendali o del classico pacchetto office, ma anche percorsi formativi specifici e più tecnici che permetteranno di acquisire hard skill e allo stesso tempo soft skill. Generalmente inclusi in programmi di welfare aziendali, i corsi di formazione possono anche riguardare temi che sfiorano l’attività professionale ma che in qualche modo possono influenzarla, come per esempio corsi sulla corretta alimentazione durante la giornata lavorativa.

Attraverso i corsi di formazione, i dipendenti si sentiranno considerati e parte di una grande famiglia, quella aziendale, che ha cuore  il benessere personale e professionale dei propri collaboratori dimostrato attraverso questo tipo di investimenti.

Produttività dei dipendenti: come prendersene cura

Intervenire positivamente sulla produttività dei dipendenti è un obiettivo che le aziende si sono sempre poste: come supportare i collaboratori per lavorare bene? Come stimolarli? Quali strumenti fornire loro, oltre a quelli materiali?

Una volta avviato un piano strutturato è necessario però che le risorse umane possano tenere traccia di quanto effettuato, avendo ben chiaro per esempio i corsi sostenuti dai dipendenti e le attività svolte. Serve quindi un software che permetta di raccogliere tutte queste informazioni, catalogarle e soprattutto dare la possibilità di consultarle velocemente quando richiesto.

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