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rimborso spese in busta paga

Rimborso spese dipendenti in busta paga

A fine mese gli addetti alla elaborazione delle buste paga devono far fronte, tra le altre cose, anche al calcolo del rimborso spese che i dipendenti troveranno in busta paga.

In questo articolo vedremo alcuni aspetti del rimborso spese in busta paga: da un lato il dipendente deve conservare la documentazione che attesta l’avvenuta spesa, dall’altro, come datore di lavoro, bisogna tenere sotto controllo le spese effettuate onde evitare che pesino eccessivamente sul bilancio aziendale.

Inoltre ci sono diverse modalità per calcolare il rimborso spese dei dipendenti: possono essere rimborsate interamente, in maniera forfettaria o mista tenendo conto che non tutti gli importi possono essere dedotti interamente.

Vediamo quindi qui di seguito alcuni aspetti fondamentali del rimborso spese in busta paga.

Cos’è il rimborso spese in busta paga

Ogni volta che il dipendente si trova fuori dalla sede indicata nel contratto di lavoro si trova in trasferta. In questi casi, qualora il dipendente anticipi denaro personalmente per motivi di lavoro ha diritto ad un rimborso spese. I rimborsi sono erogati direttamente in busta paga dall’impresa al dipendente. Questi hanno la funzione di rimborsare il dipendente dei costi sostenuti per lo spostamento dal luogo di lavoro abituale per svolgere le mansioni assegnate.

I costi sostenuti potrebbero essere quelli relativi a:

  • Vitto e alloggio
  • Costi di carburante
  • Spese per la telefonia
  • Pedaggi autostradali
  • Utilizzo di mezzi pubblici
  • Pagamento parcheggio

Tipologia di rimborso spese

Il rimborso spese in busta paga ai dipendenti può essere classificato in diverse tipologie: forfettario, analitico o a piè di lista, oppure misto. Ogni azienda può scegliere liberamente quale di queste modalità scegliere. Ogni metodo ha ovviamente la sua procedura e deve necessariamente seguire delle regole che devono essere rispettate ai fini della tutela dei lavoratori e ai fini fiscali.

Vediamole qui di seguito.

Rimborso spese forfettario

Se si decide per il rimborso spese forfettario l’azienda deve fare riferimento al comma 5 dell’articolo 51 del TUIR. Questa norma prevede che il rimborso spese in busta paga non concorra alla formazione del reddito del lavoratore dipendente fino all’importo di:

  • 46,48 euro al giorno per le trasferte fuori dal territorio comunale effettuate in Italia;
  • 77,46 euro al giorno per le trasferte all’estero.

Rimborso spese analitico

Il sistema di rimborso puntuale o analitico, prevede la restituzione dell’esatta cifra spesa dai lavoratori per conto dell’azienda. Sebbene sia il metodo più preciso è anche il più complesso da gestire manualmente per il reparto HR, il quale, è tenuto a sommare l’importo riportato sulla documentazione che il dipendente porterà e cioè:

  • scontrini
  • fatture
  • quanto altro attesti e dimostri le spese sostenute da parte del dipendente.

Ovviamente servirà che anche il dipendente collabori con l’azienda fornendo in maniera puntuale tutto il materiale che attesti le spese di trasferta sostenute.

Rimborso spese misto

È una via di mezzo, come si può facilmente intuire, tra i due rimborsi spese in busta paga riportati in precedenza. Il rimborso spese misto prevede che alcune spese siano interamente rimborsate, altre invece puoi rimborsarle in maniera forfettaria.

Quindi per la prima tipologia i dipendenti sono tenuti a conservare gli scontrini, le fatture e tutte le documentazioni, per le seconde invece non c’è bisogno di alcuna nota spesa.

Il rimborso spese misto è il più difficile da gestire. Gli addetti alla rendicontazione, infatti, non solo devono separare le spese rimborsate interamente da quelle rimborsate forfettariamente, ma devono anche verificare, spesa per spesa quale ha superato i limiti d’imponibilità relativi al modello applicato.

Nel caso l’azienda decidesse di adottare il rimborso spese misto gli importi massimi esentasse variano a seconda delle spese sostenute. Il minimo è di 15.49 euro al giorno, per le spese di vitto e alloggio in Italia, il massimo è di 51.65 euro al giorno per le spese o di vitto o di alloggio all’estero.

La nota spese

La nota spese è un documento importantissimo ai fini del rimborso spese in busta paga. Si tratta di una apposita richiesta indicando i dati relativi alla trasferta ed allegando la documentazione giustificativa delle spese sostenute di vitto, alloggio, viaggio e trasporto oltre che di eventuali altre spese.

Il dipendente dovrà essere molto preciso nel rendicontare e compilare il documento affinchè possa agevolare il più possibile il lavoro dei colleghi delle risorse umane. Ma va da sé che è anche nel suo interesse per avere il rimborso spese in busta paga.

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